In dit artikel vindt u informatie over:
Wanneer de zorginstelling live gaat met ZorgDomein Transfer, krijg je een nieuwe berichtenstroom van aanvragen bij. Het is belangrijk om een werkwijze op te stellen voor het ontvangen van berichten en voor het verwerken van plaatsingsverzoeken.
Type berichtverkeer
Er zijn verschillende typen berichtverkeer: manieren waarop ZorgDomein de berichten bij uw zorginstelling kan afleveren. De keuze voor een van deze typen is al voor de implementatie gemaakt. Dit zijn kort samengevat de drie typen berichtverkeer:
- berichten ophalen uit de applicatie van ZorgDomein
- berichten ontvangen via beveiligde mail (secure mail, zorgmail, VPN)
- berichten ontvangen via de koppeling
De keuze voor een van de typen bepaalt grotendeels de nieuwe werkwijze van uw organisatie. Als voorbereiding op de bijeenkomst vragen we u om een werkwijze op te stellen rondom het werken met ZorgDomein en deze te delen met de implementatiespecialist. De informatie in dit artikel kan u daarbij helpen.
Werkwijze bepalen: algemeen
Het werken met ZorgDomein zal een nieuwe werkwijze vragen voor het afhandelen van de aanvragen. Hieronder een aantal zaken om rekening mee te houden bij het opstellen van de werkwijze:
- Informeer medewerkers over de impact van ZorgDomein op hun huidige werkproces.
- Documenten zijn altijd in ZorgDomein beschikbaar en blijven 18 maanden bewaard.
- Bij een plaatsingsverzoek wordt meestal één bericht verstuurd vanuit ZorgDomein: het aanvraagformulier. Het aanvraagformulier is de daadwerkelijke aanvraag met daarin informatie van patiënt en het verzoek (een tweede bericht kan bestaan uit een bijlage).
Voorkom dubbel werk, dus zorg ervoor dat het voor (gelijktijdig werkende) collega’s helder is of een bericht al is afgehandeld of niet.
Bij het nadenken over de impact van ZorgDomein op de werkwijze kunnen de volgende vragen helpen:
- Bij wie komen de ZorgDomein-berichten binnen?
- Zijn zij al op de hoogte van deze implementatie?
- Dienen zij nog aangehaakt te worden?
Aandachtspunten:
- Ziekenhuizen willen graag snel voorzien worden van een reactie. Zet een aanvraag daarom zo snel mogelijk 'In beoordeling'. Mocht u nog twijfelen of de cliënt in zorg genomen kan worden, dan krijgt de transfermedewerker in ieder geval een seintje dat jullie er mee bezig zijn.
- Degenen die de plaatsingsverzoeken gaan verwerken (eindgebruikers), dienen een persoonlijk ZorgDomein account te krijgen met een zorgverlenersrol. Heeft een eindgebruiker geen medische functie, dan dient deze de zorgverlenersrol 'Zorgbemiddelaar' te krijgen in ZorgDomein.
Bekijk hier onder de werkwijzen per type berichtverkeer.
Werkwijze bepalen: berichten ophalen uit ZorgDomein
Kiest uw organisatie ervoor om berichten op te halen uit de applicatie van ZorgDomein? Dan werken we met notificatiemails. In afstemming met de zorginstelling kiezen we bestaande e-mailadressen. Daarheen sturen we een notificatie wanneer er een nieuwe aanvraag is gekomen. Met die notificatie kunnen medewerkers inloggen in ZorgDomein om het bericht op te halen. Daarvoor is het van belang dat alle betrokkenen een persoonlijk account krijgen in ZorgDomein. Zie ook Uitnodigen voor een Account.
Naast een account is het belangrijk dat betrokkenen weten hoe zij deze aanvragen in ZorgDomein kunnen verwerken. Zie ook: Hoe ontvang ik een plaatsingsverzoek? – ZorgDomein
Binnen een zorgproduct heb je verschillende onderdelen. Geef in '1. Zorgproduct' de naam van het product op, welke zorgverleners het product kiezen en via welke zorgvragen het product zichtbaar is. Bekijk onderstaande instructievideo voor meer informatie over deze stap:
Werkwijze bepalen: beveiligde mail
Kiest uw organisatie voor beveiligde mail? Dan zullen de berichten direct binnenkomen in de mailbox. Downloaden vanuit ZorgDomein Regie is niet nodig. Het is van belang dat het aanvraagformulier uit de mailbox wordt opgeslagen in het eigen informatiesysteem.
Uw ZorgDomein consultant zal nader informeren over de benodigde stappen voor het activeren van de beveiligde mail. Zie ook Beveiligd berichtenverkeer inrichten.
Werkt uw organisatie met ophalen uit de applicatie of secure mail? Dan kunnen onderstaande vragen helpen bij het opstellen van een werkwijze:
> Welke mailbox(en) wordt voor ZorgDomein gebruikt?
> Per zorgproduct/cluster: op welk e-mailadres moet de aanvraag voor dit zorgproduct binnenkomen?
> Wie beheert de mailbox(en)?
Let op: deze personen dienen dus ook een ZorgDomein-account te krijgen, zodat ze naar aanleiding van een notificatie kunnen inloggen en het plaatsingsverzoek kunnen inzien.
> Is er altijd iemand aanwezig die de mail(box) controleert?
> Hoe vaak wordt de mailbox gecheckt?
> Hoe wordt een aanvraagformulier afgehandeld?
> Hoe worden bijlagen afgehandeld?
> Hoe wordt een eventuele nazending van bijlagen afgehandeld?
> Hoe wordt een eventuele annulering afgehandeld?
Werkwijze bepalen: koppeling
Kiest uw organisatie voor een koppeling, dan komt de verwijzing of aanvraag direct binnen in het informatiesysteem. De stappen na ontvangst van de aanvraag in het informatiesysteem zijn per systeem anders, want ieder informatiesysteem heeft zijn eigen werkwijze. Informeer daarom bij uw contactpersoon van het informatiesysteem hoe de aanvragen binnenkomen en hoe uw organisatie ermee kan werken.
Aandachtspunten:
- Het is belangrijk dat het informatiesysteem nog vóór de bijeenkomsten berichten van ZorgDomein kan ontvangen. Welke stappen hiervoor nodig zijn, verschilt per informatiesysteem. Raadpleeg hiervoor uw leverancier.
- Het beoordelen/accepteren/afwijzen van plaatsingsverzoeken kan niet in uw eigen informatiesysteem. U dient altijd te in te loggen en te navigeren naar ZorgDomein Regie.
Berichtenverkeer testen
Binnen ZorgDomein kan je via Preview testberichten sturen. Dit heeft twee doelen:
- Technisch testen: om te bepalen of het berichtverkeer werkt; deze technische test wordt in week 1 van de implementatie uitgevoerd
- Functioneel testen om alvast ervaring op te doen met de nieuwe werkwijze; dit kun je als organisatie zelf doen wanneer hier behoefte aan is.
In dit artikel uitleg over de preview: Een testverwijzing uitsturen
Instructiemateriaal eindgebruikers
Voor de eindgebruikers heeft ZorgDomein verschillend instructiemateriaal beschikbaar als naslagwerk. Deel de links hieronder met collega's die gaan werken met plaatsingsverzoeken. Deze zijn beschikbaar in de vorm van instructievideo's of in de vorm van een artikel (kort) handleiding (uitgebreid):