Instructie "Werken met een plaatsingsverzoek"

Via ZorgDomein kan beschikbaarheid vanuit VV&T instellingen inzichtelijk gemaakt worden, zodat de transferverpleegkundige of zorgcoördinator een geschikte plek kan vinden voor een patiënt met behoefte aan vervolgzorg.

De transferverpleegkundige of zorgcoördinator kan na het vinden van een geschikte plek een informatie overdracht sturen naar de VV&T instelling, zodat een beoordeling kan plaatsvinden of de patiënt daadwerkelijk in zorg genomen kan worden.

De VV&T instelling kan dergelijke plaatsingsverzoeken accepteren of afwijzen met een bepaalde reden. 

Zodra een patiënt in zorg genomen zal worden bij de VV&T instelling kunnen de diverse overdrachtsdocumenten verstuurd worden vanuit het ziekenhuis of coördinatiepunt.

Persoonlijk ZorgDomein-account

Om plaatsingsverzoeken te kunnen ontvangen en verwerken, hebben medewerkers een persoonlijk account nodig; dit in verband met de privacywetgeving. De Verantwoordelijk Beheerder van de VV&T kan de medewerker voor een ZorgDomein-account uitnodigen. De beheerder koppelt de medewerker dan aan het cluster waarvoor hij of zij plaatsingsverzoeken mag inzien en oppakken. Zie ook Clusters in ZorgDomein. 

1. Een plaatsingsverzoek ontvangen 

Er wordt een bericht verstuurd zodra er een plaatsingsverzoek is binnengekomen. Hoe dit bericht wordt afgeleverd kan per organisatie verschillen.

Om het verzoek af te handelen moet er ingelogd worden binnen ZorgDomein. Hier kan het plaatsingsverzoek ingezien en geaccepteerd of afgewezen worden.

Een ontvangen plaatsingsverzoek is zichtbaar onder “Regie”:

1. Via “Openstaand” worden ontvangen plaatsingsverzoeken getoond waar nog een actie voor open staat.
   • Door het schuifje om te zetten zie je alle berichten.

2. Een nieuw ontvangen plaatsingsverzoek staat onder het kopje “Status” met de status “Open".

2. Reageren op een plaatsingsverzoek 

Een ontvangen plaatsingsverzoek is te bekijken via:

1. Klik op het plaatsingsverzoek dat je wilt inzien.
   • Je kunt direct op “Inzien” klikken om rechtstreeks naar het ingevulde aanvraagformulier te gaan.
2. Klik op “Inzien” of “aanvraagformulier” om het aanvraagformulier in de applicatie in te zien.
   • Via “PDF” wordt het aanvraagformulier direct gedownload als PDF.
3. Zie het ingevulde aanvraagformulier in en beoordeel de aanvraag.

Neem een plaatsingsverzoek in beoordeling:

1. Klik op ‘Start beoordeling’.
2. Op dat moment verandert de status van het plaatsingsverzoek naar ‘in beoordeling’ voor de transferverpleegkundige of zorgcoördinator. Zo weet de transferverpleegkundige of zorgcoördinator dat het verzoek beoordeeld wordt.

Accepteer het plaatsingsverzoek

1.  Indien na beoordeling blijkt dat cliënt in zorg genomen kan worden en daarmee het plaatsingsverzoek geaccepteerd kan worden, klik op “Accepteren”
2. Vul eventueel een afwijkende plaatsingsdatum in als de cliënt wel in zorg genomen kan worden, maar niet voor de aangevraagde gewenste plaatsingsdatum.
3. Voeg eventueel opmerkingen toe.
4.  Selecteer naar welk cluster de overdracht verstuurd kan worden vanaf de afdeling van de cliënt. Mocht dit niet via ZorgDomein gaan en/of (nog) niet bekend zijn geef dan aan ‘ontvangend cluster onbekend’. 
5. Kik op “Bevestigen”, de verzender ontvangt nu een bericht over de acceptatie.

Wijs het plaatsingsverzoek af

1.  Indien na beoordeling blijkt dat cliënt niet in zorg genomen kan worden en daarmee het plaatsingsverzoek afgewezen moet worden, klik op “Afwijzen”
2. Vul de reden van afwijzing in
3. Kik op “Verzoek afwijzen”, de verzender ontvangt nu een bericht over de afwijzing.

Plaats op wachtlijst

1.  Indien na beoordeling blijkt dat cliënt niet direct in zorg genomen kan worden maar wel op de wachtlijst geplaats kan worden, klik op “Op wachtlijst”.
2. Op dat moment verandert de status van het plaatsingsverzoek naar ‘Op wachtlijst’ voor de verzender.

Aangepast plaatsingsverzoek

De transferverpleegkundige of zorgcoördinator kan een plaatsingsverzoek wat al verstuurd is ‘heropenen’ en aanpassen door de velden aan te passen en/of een bijlage mee te sturen. Het verzoek komt dan weer binnen in ‘openstaand’ en dezelfde acties kunnen herhaalt worden. Het heropenen van een plaatsingsverzoek kan totdat het plaatsingsverzoek de status 'accepteren' heeft gekregen, naderhand is dit niet meer mogelijk.

1. Klik op ‘inzien’.
2. Klik op een van de acties.

3. Overdracht ontvangen 

Ontvangen van een overdracht

Je ontvangt een bericht dat er een overdracht is binnengekomen. Hoe dit bericht wordt afgeleverd kan per organisatie verschillen.

Wanneer het een notificatie e-mail is, log je in op ZorgDomein om de overdracht in te zien:

1. Een ontvangen overdracht is zichtbaar onder “Regie”.
2. Via het schuifje kun je de “openstaande” overdrachten inzichtelijk maken of een overzicht krijgen van alle berichten.  
3. Een nieuw ontvangen overdracht staat onder het kopje “Status” met de status “Open”

Bekijk een overdracht

1.  Klik op de gewenste overdracht dat je wilt inzien.
2. Klik op “rapportage” of “Bijlagen inzien” om de overdracht in de applicatie in te zien. 
3. Je kunt nu de ingevulde overdracht inzien. 
4. Download de pdf via “PDF” en sla hem op in het eigen informatiesysteem.
5. Wanneer je in ZorgDomein klaar bent klik je op de knop 'gelezen'. De status veranderd dan van open naar ontvangen.

4. Inzage van alle plaatsingsverzoeken

Alle ontvangen plaatsingsverzoeken worden getoond onder “Regie”:

1. Via het linker menu kun je een lijst openen met verschillende typen berichten:
   • “Openstaand” is de lijst met berichten waar nog een actie voor moet gebeuren. 
   • Door het schuifje bij openstaand om te zetten zie je alle berichten naar jouw organisatie én waar jij rechten voor hebt.

2. Onder het kopje “Status” wordt getoond wat de status van het plaatsingsverzoek is:

   • Dit zijn de ontvangen plaatsingsverzoeken die nog om een reactie vragen. 

   • Dit zijn de ontvangen plaatsingsverzoeken die nog om een reactie vrage
   • Het verzoek is eerder al geaccepteerd.
   • Het geaccepteerde verzoek is door de aanvrager bevestigd.
   • Het verzoek is eerder al afgewezen.
   • De cliënt is op de wachtlijst geplaatst.
   • De verzender heeft het verzoek geannuleerd.
   • De verzender heeft het verzoek hergebruikt om uit te zetten bij een andere instelling. Het plaatsingsverzoek is daarmee geannuleerd voor jouw instelling.
   • De verzender heeft het verzonden verzoek heropent en is bezig met een aanpassing. Zodra de aanpassing verstuurd is krijgt het verzoek de status ‘Open’.

   • Dit betreft de status van andere zorgproducten, zoals uitvoeringsverzoeken of verwijzingen die verstuurd zijn. Voor deze items is geen reactie vanuit de VV&T vereist.

5. Overleggen rondom een plaatsingsverzoek

1.  Via de knop ‘Toon reacties’ kun je overleggen met iedereen die rondom dit plaatsingsverzoek werkt. Zowel de verzender als de ontvanger zien hetgeen je via ‘toon reacties’ communiceert. 
   • Je kunt ook op het ballonnetje klikken in de regel van het plaatsingsverzoek
2. Wanneer je op ‘toon reacties’ klikt kom je in een scherm terecht waarin alle reacties getoond worden.
3. Via de knop ‘alles markeren als gelezen’ kun je aangeven dat de reacties gelezen zijn.
   • Je dient handmatig aan te geven of een reactie gelezen is. Dit is gedaan om te voorkomen dat als je een bericht opent deze automatisch op gelezen komt te staan; terwijl deze bijvoorbeeld bedoeld is voor een collega.
4. In de kolom ‘reacties’ wordt aangegeven of er reacties (en zo ja, hoeveel) zijn in het plaatsingsverzoek:
   • Oranje wolkje: reacties zijn nog niet aangemerkt als gelezen
   • Grijs wolkje: reacties zijn aangemerkt als gelezen.