Inrichtingsmogelijkheden t.b.v. verpleegkundige overdracht in ziekenhuizen met koppeling

De Transferproces-stappen voor het ziekenhuis in ZorgDomein ziet er als volgt uit:

• Vanuit een patiëntdossier in het EPD (HiX of Epic) kan er doorgelinkt worden naar ZorgDomein voor het zoeken, vinden en regelen van een plek.

• In ZorgDomein wordt er door het ziekenhuis een plaatsingsverzoek verstuurd naar de VV&T;

• Indien er een plek is gevonden (plaatsingsverzoek is geaccepteerd door VV&T, en acceptatie is bevestigd door ziekenhuis), dan kan het ziekenhuis een overdracht versturen naar de VV&T.

Het verschilt per ziekenhuis hoe het werkproces, van het versturen van de plaatsingsverzoeken en overdrachten eruit ziet. In ZorgDomein zijn er verschillende mogelijkheden om het proces te ondersteunen; afhankelijk van het gewenste werkproces van het ziekenhuis. In dit artikel zijn de verschillende mogelijkheden nader uitgewerkt en worden de consequenties toegelicht.

Verschillende werkprocessen:

1. Het Transferbureau van het ziekenhuis verstuurt de plaatsingsverzoeken en de overdrachten vanuit een centraal punt; het Transferbureau.
2. Het Transferbureau van het ziekenhuis verstuurt de plaatsingsverzoeken en de overdrachten vanuit de verantwoordelijke afdeling/team.
3. Het Transferbureau van het ziekenhuis verstuurt de plaatsingsverzoeken, de verantwoordelijke afdeling verstuurt de overdrachten.

Onderstaand zijn de verschillende opties qua rollen/rechten en inrichting visueel weergegeven in tabellen.

Optie 1: Transferbureau verstuurt de plaatsingsverzoeken en overdrachten vanuit Transferbureau

Om dit werkproces te ondersteunen, is de volgende inrichting nodig in ZorgDomein:

• 1 cluster voor het Transferbureau.
• Medewerkers van het Transferbureau uitnodigen voor de rol van ‘Transfermedewerker’ in ZorgDomein én koppelen aan het cluster ‘Transferbureau’.
• In het EPD heeft de medewerker van het Transferbureau de functie Nazorgmedewerker.

Met deze inrichting kunnen de transfermedewerkers:

• Plaatsingsverzoeken versturen vanuit het Transferbureau.
• Alle verstuurde plaatsingsverzoeken inzien, dus ook de plaatsingsverzoeken die vanuit een andere collega-transfermedewerker zijn verstuurd.
• Reacties en chatberichten inzien van alle plaatsingsverzoeken, dus ook van plaatsingsverzoeken die vanuit een andere collega-transfermedewerker zijn verstuurd.
• Indien er een plek is gevonden (VV&T heeft de aanvraag geaccepteerd), dan is het na bevestiging van de acceptatie mogelijk om vanuit het plaatsingsverzoek een overdracht te versturen naar de VV&T.
  • De VV&T geeft bij de acceptatie aan waar de overdracht naartoe gestuurd mag worden. De ontvanger van de overdracht is dus al bekend.
• In het Regie-scherm kunnen de transfermedewerkers de verstuurde overdrachten van elkaar inzien.
• In de export-data staat geen informatie vanuit welke afdeling in het ziekenhuis de patiënt is overgeplaatst naar de VV&T.

Optie 2: Transferbureau verstuurt de plaatsingsverzoeken en overdrachten vanuit afdeling/team

Om dit werkproces te ondersteunen, is de volgende inrichting nodig in ZorgDomein:

• Er moet per afdeling/team 1 cluster aangemaakt worden.
  • Het aantal clusters is dus afhankelijk van het aantal afdelingen van waaruit plaatsingsverzoeken verstuurt moeten worden.
• Medewerkers van het Transferbureau uitnodigen voor de rol van ‘Transfermedewerker’ in ZorgDomein én koppelen aan alle Transfer-clusters.
  • Het is ook mogelijk om medewerkers te koppelen aan specifieke clusters (=afdelingen), om zo de rechten te verdelen. Koppel de medewerkers dan aan de clusters waar zij voor verantwoordelijk zijn.
• In het EPD heeft de medewerker van het Transferbureau de functie Nazorgmedewerker.

Met deze inrichting kunnen de transfermedewerkers:

• Plaatsingsverzoeken versturen vanuit de verantwoordelijke afdeling. Bij het versturen van een plaatsingsverzoeken naar een VV&T zal gevraagd worden vanuit welk cluster (afdeling) de transfermedewerker de aanvraag wilt versturen. Bij deze stap kan dan de betreffende afdeling geselecteerd worden, zodat de aanvraag vanuit deze afdeling verstuurd wordt.
• Alle verstuurde plaatsingsverzoeken inzien per afdeling waar de medewerker rechten voor heeft, dus ook de plaatsingsverzoeken die vanuit een andere collega-transfermedewerker zijn verstuurd voor een afdeling.
• Reacties en chatberichten inzien van alle plaatsingsverzoeken per afdeling, dus ook van plaatsingsverzoeken die vanuit een andere collega-transfermedewerker zijn verstuurd.
• Indien er een plek is gevonden (VV&T heeft de aanvraag geaccepteerd), dan is het na bevestiging van de acceptatie mogelijk om vanuit het plaatsingsverzoek een overdracht te versturen naar de VV&T. De overdracht wordt dan ook vanuit de betreffende afdeling verstuurd.
  • De VV&T geeft bij de acceptatie aan waar de overdracht naartoe gestuurd mag worden. De ontvanger van de overdracht is dus al bekend.
  • Indien de afdeling van de patiënt in de tussentijd is gewijzigd, dan kan via de knop ‘verzendend cluster wijzigen’ de patiënt verplaatst worden naar een ander cluster/afdeling. Let op: dit is alleen mogelijk als het plaatsingsverzoek nog niet is bevestigd door het ziekenhuis (status = ‘geaccepteerd’).
• In het Regie-scherm kunnen de transfermedewerkers de verstuurde overdrachten van elkaar inzien.
• In het Regie-scherm kan er aan de linkerkant gefilterd worden op de verschillende clusters. Hierdoor is het mogelijk om alleen aanvragen te zien van één specifieke afdeling.
• In de export-data staat informatie vanuit welke afdeling in het ziekenhuis de patiënt is overgeplaatst naar de VVT.

Optie 3: Transferbureau verstuurt de plaatsingsverzoeken en de afdeling de overdracht

Om dit werkproces te ondersteunen, is de volgende inrichting nodig in ZorgDomein:

• 1 cluster voor het Transferbureau.
• Per afdeling 1 cluster.
  • Het aantal clusters is dus afhankelijk van het aantal afdelingen van waaruit plaatsingsverzoeken verstuurt moeten worden.
• Medewerkers van het Transferbureau uitnodigen voor de rol van ‘Transfermedewerker’ in ZorgDomein én koppelen aan alle Transfer-clusters.
• Verpleegkundigen van de afdelingen uitnodigen voor de rol van ‘Verpleegkundige’ in ZorgDomein én koppelen aan de afdeling waar zij overdrachten voor moeten kunnen versturen.
  • Let op: de verpleegkundigen worden niet gekoppeld aan het Transferbureau-cluster.
  • In de praktijk horen wij vaak dat verpleegkundigen regelmatig kunnen wisselen van afdeling. Dit zou betekenen dat de autorisatie in ZorgDomein ook regelmatig aangepast moet worden. Een optie is om één algemeen cluster te maken voor overdrachten óf verpleegkundigen aan alle afdelingsclusters toe te voegen. Dit heeft wel consequenties voor de bevoegdheid van de verpleegkundige. Zie ook het kopje ‘bevoegdheden verpleegkundigen’.
  • Voor het aanmaken van een persoonlijk account in ZorgDomein is een eenmalige registratie met een 06-nummer nodig.
• In het EPD heeft de medewerker van het Transferbureau de functie Nazorgmedewerker.
• In het EPD heeft de Verpleegkundige een verpleegkundige functie.

Met deze inrichting kunnen de transfermedewerkers en verpleegkundigen:

• Transfermedewerkers plaatsingsverzoeken versturen vanuit het Transferbureau.
• Transfermedewerkers alle verstuurde plaatsingsverzoeken van elkaar inzien.
• Transfermedewerkers kunnen reacties en chatberichten inzien van alle plaatsingsverzoeken, dus ook van plaatsingsverzoeken die vanuit een andere collega-transfermedewerker zijn verstuurd.
• Indien er een plek is gevonden (VV&T heeft de aanvraag geaccepteerd), dan wijzigt de transfermedewerker het verzendend cluster naar het cluster van de betreffende afdeling én bevestigt de acceptatie.
• De verpleegkundige van de betreffende afdeling kan vervolgens via HiX de overdracht vanuit het plaatsingsverzoek versturen.
  • De verpleegkundige komt vanuit HiX direct in het scherm voor het versturen van de overdracht.
  • De VV&T geeft bij de acceptatie aan waar de overdracht naartoe gestuurd mag worden. De ontvanger van de overdracht is dus al bekend.
• De transfermedewerkers en verpleegkundigen van de betreffende afdeling die gekoppeld zijn aan het cluster, kunnen in het Regie-scherm van ZorgDomein de verstuurde overdrachten van elkaar inzien.
• In het Regie-scherm kan er door de transfermedewerkers aan de linkerkant gefilterd worden op de verschillende clusters. Hierdoor is het mogelijk om alleen aanvragen te zien van één specifieke afdeling.
• In de export-data staat informatie vanuit welke afdeling in het ziekenhuis de patiënt is overgeplaatst naar de VV&T (mits de transfermedewerker het verzendend cluster heeft gewijzigd).

Bevoegdheden verpleegkundigen met het werken in clusters:

• Op het moment dat een plaatsingsverzoek vanuit het Transferbureau is verplaatst naar een afdelingscluster, dan kunnen de verpleegkundigen die gekoppeld zijn aan dit cluster het volledige plaatsingsverzoek inzien als zij in Regie terecht komen.
  • Het is dus belangrijk om te overwegen of je verpleegkundigen alleen koppelt aan het cluster van zijn/haar afdeling of aan alle afdelingen.
• In het plaatsingsverzoek zit informatie zoals bijv. het aanvraagformulier, bijlages, acceptatieformulier en chathistorie. Ook zijn verpleegkundigen bevoegd om chatberichten te versturen naar de VV&T.
• In principe komen verpleegkundigen niet in Regie als zij na het versturen van de overdracht ZorgDomein afsluiten. Het is echter wel mogelijk voor verpleegkundigen om in Regie te komen door los van de overdracht in te loggen in ZorgDomein (zowel via HiX als via de browser).

Consequenties van het werken zonder clusters door verpleegkundigen:

Indien het niet wenselijk is dat de verpleegkundigen in Regie terecht kunnen komen, dan kan ervoor gekozen worden om verpleegkundigen in ZorgDomein niet te koppelen aan een cluster. Consequenties hiervan zijn:

• De verpleegkundigen kunnen geen plaatsingsverzoeken inzien in Regie. Hierdoor is het niet mogelijk om een overdracht vanuit een plaatsingsverzoek te versturen waarbij de ontvanger al voorgeselecteerd is.
• De verpleegkundigen komen vanuit HiX niet direct in het scherm voor het versturen van de overdracht, maar komen in het beginscherm van ZorgDomein (het dashboard).
• Vanuit het dashboard is het wél mogelijk om een losstaande overdracht te versturen. In dit artikel staat dit stap voor stap beschreven.
• In ZorgDomein is de verstuurde overdracht alleen inzichtelijk voor de verpleegkundige die de overdracht heeft verstuurd. Medewerkers van het Transferbureau en collega-verpleegkundigen kunnen verstuurde overdrachten van anderen niet inzien.
  

Aan de slag!

Bespreek samen met de consultant van ZorgDomein welke optie het beste voor jullie werkt. De volgende vragen kunnen hierbij helpen:

• Wie is er verantwoordelijk voor het vinden en regelen van een plek voor een patiënt? Transferbureau of verpleegkundige van een afdeling/team?
• Wie is er verantwoordelijk voor het versturen van de overdrachten binnen het ziekenhuis? Transferbureau of verpleegkundige van de afdeling/team?
• Wil je in de data kunnen terughalen vanuit welke afdeling een plaatsingsverzoek is verstuurd?
• Wil je in de data kunnen terughalen vanuit welke afdeling/team een overdracht is verstuurd?
• Welke rechten/autorisaties wil je verpleegkundigen geven?
• Hebben verpleegkundigen een 06-nummer tot hun beschikking voor het eenmalig registreren van een persoonlijk account?

Als de keuze is gemaakt, dan kun je aan de slag gaan met:

1. Het (laten) aanmaken van clusters. Stem dit af met de consultant van ZorgDomein.
2. Het uitdelen van accounts. Raadpleeg dit kennisbankartikel waarbij de opties worden toegelicht voor het aanmaken van accounts via de koppeling en zonder koppeling.