In dit artikel vindt u informatie over:
In dit artikel vindt u informatie over het implementatietraject voor Transfer als VV&T en coördinatiepunt. We bespreken de stappen die u kunt zetten ter voorbereiding en de opties voor het berichtverkeer: de informatie-uitwisseling tussen uw zorginstelling en ZorgDomein.
Hoe ziet het implementatietraject eruit?
Tijdens de implementatie doorlopen we verschillende stappen. Deze kunt u terugvinden in het implementatieoverzicht. Het implementatieoverzicht kunt u tevens gebruiken als een afvinklijstje. Daarnaast geven we u een inschatting van de benodigde capaciteit voor de implementatie.
In de volgende artikelen staan de verschillende fasen van de implementatie beschreven.
Regionale implementatie
Nadat het contract met ZorgDomein is getekend, wordt de implementatie overgedragen aan het implementatieteam. In de regio wordt de implementatie voorbereid samen met een consultant van ZorgDomein. In deze voorbereiding worden een aantal zaken afgestemd, bijvoorbeeld:
- De scope van de implementatie
- De planning van de implementatie
- De regionale projectgroep
Deze zaken staan beschreven in een regionaal projectplan wat u (als u die nog niet heeft ontvangen) kunt opvragen bij de regionale projectgroep.
Voorbereiding van de implementatie
Vanuit ZorgDomein zult u uiterlijk 2 weken voor de start van de implementatie een startformulier per mail ontvangen. In dit formulier wordt informatie uitgevraagd die nodig is voor de inrichting van uw organisatie op ZorgDomein.
De consultant neemt daarnaast 2 weken van tevoren contact op met de regionale projectleider om het startformulier door te spreken. Hiervoor wordt een intakegesprek gepland van ongeveer 30 minuten. De consultant bespreekt de gezamenlijke aanpak en groepsindeling. Indien wenselijk worden de facultatieve vragenhalfuurtjes gepland.
Optioneel: facultatieve online vragenhalfuurtjes
De consultant van ZorgDomein kunt u als projectleider gedurende de gehele implementatie benaderen bij vragen. Indien de regio graag gebruik wil maken van vaste momenten is het mogelijk om facultatieve vragenhalfuurtjes in te plannen. Deze momenten zijn goed geschikt wanneer u het prettig vindt als de consultant op uw scherm meekijkt. Alle eindgebruikers zijn welkom tijdens dit vragenmoment. De projectleider kan de uitnodiging doorsturen naar collega's.
Standaardinrichting
In week 2 van de Voorbereiding zorgt de consultant voor de inrichting per zorginstelling. Dit aanbod zal ingericht worden voor alle schermvermeldingen, thuiszorgregio's/-teams die zijn afgestemd in het ondertekende addendum. We zetten een standaardinrichting klaar. Elke zorginstelling kan deze inrichting zelf op maat maken.
U kunt uzelf al goed voorbereiden op de implementatie. Neem alle artikelen alvast door en bekijk het regionale projectplan. Denk ook alvast na over de manier waarop u straks berichten van ZorgDomein wilt ontvangen.
Als uw organisatie thuiszorg aanbiedt in ZorgDomein dan dient u postcodes te definiëren waarop dit thuiszorgaanbod zichtbaar is. U kunt dit op verschillende manieren inrichten: voor de organisatie als geheel, per regio of per thuiszorgteam (hoe dit voor uw organisatie ingericht zal worden is afgestemd met de accountmanager van ZorgDomein). Van belang is om die postcodes te inventariseren. Ter voorbereiding op de implementatie kunt u dit alvast doen. Onderstaand bestand kan hiervoor als hulpdocument worden gebruikt.
Postcodegebieden per thuiszorgteam
Opties voor het berichtverkeer
Uw zorginstelling heeft verschillende mogelijkheden om verwijzingen vanuit ZorgDomein veilig te ontvangen of op te halen:
- VPN (Virtual Private Network)
- Zorgmail
- Secure mail
- Online ophalen in de ZorgDomein-applicatie
- Koppeling met uw informatiesysteem
Zie ook Beveiligd berichtenverkeer inrichten.
Het is belangrijk om nog vóór de implementatie te weten welk type berichtverkeer uw zorginstelling kiest. Via de link hierboven vind u dan informatie over de vereisten en over de voorbereidingen die u kunt treffen om dit type berichtverkeer te realiseren.