4. Voorbereiding livegang

De afgelopen weken is uw organisatie druk bezig geweest met de implementatie van een nieuwe koppeling met ZorgDomein. Nu is het belangrijk om de medewerkers (en verwijzers) hierover te informeren. Goede communicatie over de koppeling van ZorgDomein met uw informatiesysteem (en eventueel nieuw aanbod) is essentieel voor een succesvolle implementatie.

Draaiboek

Maak een draaiboek voor de livegang met hierin duidelijk afspraken wie wanneer welke acties moet uitvoeren. Zorg er ook voor dat mensen elkaar weten te vinden tijdens de livegang.

Tip: Een tijdelijke WhatsApp groep is een snelle en eenvoudige manier om met de juiste mensen in contact te staan rondom een livegang.

Inrichten productieomgeving

ZorgDomein 

De implementatiespecialist verwerkt de aangeleverde gegevens en zal de productie omgeving zoveel mogelijk voorbereiden op de komende livegang. Tevens zal de implementatiespecialist controleren of de aangeleverde IP en poortnummer bereikbaar zijn.

Leveranciers

Betrek de leverancier(s) van het informatiesysteem bij de livegang en stem af welke aanpassingen er door hun gedaan moeten worden voor, tijdens en na de livegang van de koppeling. 
Klantorganisatie

• Zijn de eigen (functioneel, netwerk, firewall, applicatie) beheerders geïnformeerd over de komende livegang?
• Zijn alle IP adressen en poortnummers bereikbaar?(Communicatieserver maar ook in de firewall)
• Wanneer er nieuw aanbod is aangemaakt, gaat dit samen met de koppeling live of op een ander moment?
• Wat moet er gebeuren met een eventuele oude koppeling naar ZorgDomein, wordt deze uitgezet of blijft deze tijdelijk naast de nieuwe koppeling draaien?
  
  

Interne communicatie

Een nieuwe of andere koppeling levert vaak veranderingen op in interne processen. Neem de medewerkers (van bijvoorbeeld poli, afspraakbureau en beheer) hierin mee, breng ze op de hoogte en zorg dat ze vooraf zijn getraind. Zorg voor een procedure voor de afhandeling van onbekende gegevens, en breng de betrokken medewerkers hiervan op de hoogte. Zorg voor een escalatieprocedure in geval van een storing.

Externe communicatie

Een nieuwe koppeling verandert wellicht ook de afhandeling van de verwijzing en/of aanvraag. Mogelijk kan uw zorginstelling nu ook nieuw zorgaanbod aanmaken. Informeer de verwijzers tijdig over de veranderingen en over eventuele nieuwe mogelijkheden. Vraag verwijzers ook om kritisch te kijken naar het aanbod en vraag ze hierover met u in gesprek te gaan.

Voor het opstellen van een communicatie plan kijk hier.