In dit artikel vindt u informatie over:
De implementatie is van start gegaan. U heeft de startmail ontvangen van de implementatiespecialist en de beschreven ‘Voorwaarden voor Succes’ zijn bevestigd. De implementatiespecialist zal een telefonisch instructiemoment met de projectleider inplannen. Na het telefonische instructiemoment en op basis van dit artikel kunt u aan de slag met het opstellen van een werkwijze.
Wanneer uw zorginstelling live gaat met ZorgDomein, krijgt u er een nieuwe berichtenstroom van overdrachten bij. Het is belangrijk om een werkwijze op te stellen voor het ontvangen van berichten en voor het terugsturen van rapportages.
Type berichtverkeer
Er zijn verschillende typen berichtverkeer: manieren waarop ZorgDomein de berichten bij uw zorginstelling kan afleveren. Vóór de start van de implementatie is de keuze voor het type berichtverkeer reeds gemaakt en terug te vinden in het plan van aanpak. Dit zijn kort samengevat de drie typen berichtverkeer:
- berichten ophalen uit de applicatie van ZorgDomein
- berichten ontvangen via beveiligde mail (secure mail, zorgmail, VPN)
- berichten ontvangen via de koppeling
De keuze voor een van de typen bepaalt grotendeels de nieuwe werkwijze van uw organisatie. De nieuwe werkwijze wordt door de Zorginstelling opgesteld. De implementatiespecialist begeleidt de Zorginstelling en geeft hierbij feedback en advies. De informatie in dit artikel kan daarbij helpen.
Werkwijze bepalen: algemeen
Het werken met ZorgDomein zal een nieuwe werkwijze vragen voor het ontvangen van overdrachten. Een aantal zaken om rekening mee te houden bij het opstellen van de werkwijze:
- Documenten zijn altijd in ZorgDomein beschikbaar en blijven 18 maanden bewaard.
- Wanneer u nadenkt over de impact van ZorgDomein op de werkwijze kunnen de volgende vragen helpen:
- Bij wie komen de ZorgDomein-berichten binnen?
- Zijn zij al op de hoogte van deze implementatie?
- Dienen zij nog aangehaakt te worden?
- Voorkom dubbel werk, dus zorg ervoor dat het voor (gelijktijdig werkende) collega’s helder is of een bericht al is afgehandeld of niet.
Werkwijze bepalen: berichten ophalen uit ZorgDomein
Kiest uw organisatie ervoor om berichten op te halen uit de applicatie van ZorgDomein? Dan werken we met notificatiemails. In afstemming met de zorginstelling kiezen we bestaande e-mailadressen. Daarheen sturen we een notificatie wanneer er een nieuwe overdracht is gekomen. Met die notificatie kunnen medewerkers inloggen in ZorgDomein om het bericht op te halen. Daarvoor is het van belang dat alle betrokkenen een persoonlijk account krijgen in ZorgDomein. Zie ook Uitnodigen voor een account.
Naast een account is het belangrijk dat betrokkenen weten hoe zij deze verwijzingen in de applicatie kunnen ophalen. Zie ook Berichten ophalen in ZorgDomein en overdrachten ontvangen via ZorgDomein.
Een aantal vragen die kunnen helpen bij het opstellen van de werkwijze:
- Welke mailbox(en) wordt voor ZorgDomein gebruikt?
- Per soort overdracht: op welk e-mailadres moet de overdracht binnenkomen?
- Wie beheert de mailbox(en)?
- deze personen dienen dus ook een ZorgDomein-account te krijgen, zodat ze naar aanleiding van een notificatie kunnen inloggen.
- Is er altijd iemand aanwezig die de mail(box) controleert?
- Hoe vaak wordt de mailbox gecheckt?
- Hoe wordt een overdracht afgehandeld?
- Hoe worden eventuele bijlagen afgehandeld?
- Hoe wordt een eventuele annulering afgehandeld?
Werkwijze bepalen: beveiligde mail
Kiest u organisatie voor beveiligde mail? Dan zullen de berichten direct binnenkomen in de mailbox en zijn hiervoor geen accounts in ZorgDomein nodig. Het is van belang dat de verwijsbrief uit de mailbox wordt opgeslagen in het eigen informatiesysteem.
Uw ZorgDomein-implementatiespecialist zal u tijdens de implementatie nader informeren over de benodigde stappen voor het activeren van de beveiligde mail. Zie ook Beveiligd berichtenverkeer inrichten.
Een aantal vragen die kunnen helpen bij het opstellen van de werkwijze:
- Welke mailbox(en) wordt voor ZorgDomein gebruikt?
- Per overdracht: op welk e-mailadres moet de overdracht binnenkomen?
- Wie beheert de mailbox(en)?
- Is er altijd iemand aanwezig die de mail(box) controleert?
- Hoe vaak wordt de mailbox gecheckt?
- Hoe wordt een overdracht afgehandeld?
- Hoe worden eventuele bijlagen afgehandeld?
- Hoe wordt een eventuele annulering afgehandeld?
Werkwijze bepalen: koppeling
Als uw organisatie voor een koppeling kiest, dan komt de overdracht direct binnen in het informatiesysteem en zijn er geen extra accounts in ZorgDomein nodig. De stappen na ontvangst van de overdracht in het informatiesysteem zijn per systeem anders, want ieder informatiesysteem heeft zijn eigen werkwijze. Informeer daarom bij uw contactpersoon van het informatiesysteem hoe de verwijzingen en aanvragen binnenkomen en hoe jullie ermee kunnen werken. (Link naar beschrijving werken met de mogelijke koppelingen worden momenteel geschreven)
Verslag uitbrengen
In ZorgDomein is het mogelijk om een rapportage terug te sturen op een ontvangen overdracht. Alleen medewerkers met een ZorgDomein-account kunnen hiervan gebruikmaken. Met een druk op de knop "Verstuur rapportage" krijgen ze in een template te zien dat ingevuld kan worden; ook kunnen ze een bijlage meesturen. Zie ook Verslag uitbrengen naar de verwijzer
Overigens kunnen alleen medewerkers met een zorgverlenersaccount in ZorgDomein automatisch terugrapportages sturen. Medewerkers met een ondersteunend account moeten (eenmalig) gemachtigd worden door een zorgverlener om namens hem of haar rapportages te kunnen sturen.
Wil uw organisatie kunnen terugrapporteren, dan is het handig hiervoor een werkwijze opstellen. Hieronder een aantal vragen die daarbij kunnen helpen:
- Hoe worden er nu berichten teruggestuurd richting verwijzers?
- Welke informatie willen we via een rapportage terugsturen aan de verwijzer?
- Per overdracht/cluster: welke medewerkers moeten er kunnen terugrapporteren?
- Zijn er medewerkers die gemachtigd dienen te worden? En zo ja, wie gaat dat doen?
- Hoe borgen we een terugrapportageformulier (in ons informatiesysteem)
Berichtverkeer testen
Om te bepalen of het berichtverkeer werkt zal ZorgDomein een testverwijzing naar uw Zorginstelling versturen. Samen met ZorgDomein consultant stemt u af wanneer de testverwijzing naar uw Zorginstelling verzonden kan worden.