Starten met ZorgDomein doe je zo!

In dit artikel vindt u informatie over het implementatietraject voor de Verwijsapplicatie van ZorgDomein.

Mogelijke tijdsblokken implementatie

De implementatie zal in een vastgesteld tijdsblok plaatsvinden; eventueel gezamenlijk met andere zorginstellingen. Een tijdsblok kent een doorlooptijd van twee weken. Nadat u het contract met ZorgDomein getekend heeft stemt u af in welk tijdsblok uw organisatie gaat deelnemen aan de implementatie. De accountmanager zorgt vervolgens voor een overdracht richting het implementatieteam. Vanuit het implementatieteam ontvangt u een week voor de start een mail met het verzoek om informatie aan te leveren. Daarna stemt u onderling met de implementatiespecialist af wanneer de online bijeenkomst zal worden gehouden. Deze zal plaatsvinden via Microsoft Teams. 

Tijdsblokken 2025:

Stappen in het implementatieproces

De implementatie is opgedeeld in verschillende fasen: voorbereiding, week 1, week 2 en live-gang. Het totale project heeft een doorlooptijd van 2 weken vanaf de start. Een implementatiespecialist van ZorgDomein begeleidt het implementatieproject op afstand en is de eerste contactpersoon van de
zorginstelling bij vragen. Hieronder worden per dag de activiteiten van de implementatie beschreven.

Voorbereiding

• Maandag (voor de start van week 1) u ontvangt een startmail van de implementatiespecialist. Zodra er onderling is afgestemd wanneer de bijeenkomst plaats zal vinden, ontvangt u hiervoor een Microsoft Teams uitnodiging.
• Vrijdag (voor de start van week 1) uiterlijk vandaag dienen de gegevens aangeleverd
  te zijn voor de inrichting van ZorgDomein.

Week 1

• Maandag: de implementatiespecialist zorgt voor de inrichting van de zorginstelling op
  ZorgDomein. Daarnaast ontvangt u een uitnodiging voor uw persoonlijke ZorgDomein account.
• Uiterlijk woensdag: tijdens een online bijeenkomst ontvangt de zorginstelling toelichting over het implementatietraject, de werking van ZorgDomein en de vervolgstappen.
• Woensdag, donderdag en vrijdag: de zorginstelling gaat zelf aan de slag met het aanbod en benadert bij vragen de implementatiespecialist.

Week 2

• Maandag: de zorginstelling zorgt ervoor dat het aanbod klaar is en geeft ZorgDomein
  hiervan een seintje. 
• Dinsdag: ZorgDomein controleert de inrichting en geeft feedback.
• Woensdag en donderdag: de zorginstelling gaat verder aan de slag met het aanbod, het aanmaken van accounts, de interne uitrol en externe communicatie.
• Vrijdag: het aanbod is definitief uitgewerkt en ingevoerd en het berichtverkeer is succesvol getest. De interne betrokkenen en de verwijzers zijn op de hoogte gebracht door de zorginstelling.

Week 3

• Maandag: de zorginstelling gaat live met ZorgDomein. ZorgDomein controleert de livegang en stuurt een bevestiging. 

Bovenstaande informatie vindt u ook terug in het implementatieoverzicht:

• Implementatieoverzicht

Voorbereiding van de implementatie

Een goede voorbereiding is belangrijk voor de implementatie; hiervoor zijn onderstaande punten van belang:

• Vóór de start van de implementatie stelt de zorginstelling een projectleider aan. Hij of zij wordt verantwoordelijk voor de implementatie. Het advies is om in ieder geval een projectleider (en eventueel projectgroep leden) aan te stellen met kennis over de zorg(processen) en die de verantwoordelijkheid kan nemen over interne- en externe communicatie.
• Neem het plan van aanpak zorgvuldig door.
• Neem eventueel de artikelen rondom de implementatie alvast door.
• Zorg dat u kunt werken met Microsoft Teams, meer informatie hierover leest u hier

Opties voor het berichtverkeer

Uw zorginstelling heeft verschillende mogelijkheden om verwijzingen vanuit ZorgDomein veilig te ontvangen of op te halen:

1. Online ophalen in de ZorgDomein-applicatie
2. Secure mail
3. Koppeling met uw informatiesysteem

Zie ook Beveiligd berichtenverkeer inrichten.

Het is belangrijk om nog vóór de implementatie te weten welk type berichtverkeer uw zorginstelling kiest. Via de link hierboven vindt u informatie over de vereisten en over de voorbereidingen die u kunt treffen om dit type berichtverkeer te realiseren.