In dit artikel vindt u informatie over:
Effectieve communicatie is belangrijk om daadwerkelijk verwijzingen en aanvragen via ZorgDomein te ontvangen. Dit artikel helpt je op weg met een communicatieplan, tips en suggesties voor promotiemateriaal waarmee je het bereik kan vergroten.
Communicatieplan
Communicatie is één van de sleutels tot succes van het werken met ZorgDomein. Stel daarom een helder en praktisch plan op voor zowel interne als externe communicatie. Als kapstok dienen de antwoorden op de volgende vragen:
- Wie zijn de doelgroepen van je interne en externe communicatie? (interne medewerkers, verwijzers, externe stakeholders)
- Welke boodschap wil je naar welke doelgroep overbrengen?
- In welke fasen wil je communiceren (voor, tijdens en na de implementatie)?
- Wanneer verstuur je de communicatie? (data en frequentie)
- Welke communicatiemiddelen zet je in?
- Wie is er verantwoordelijk voor de uitvoering en opvolging?
Communicatietips
Hieronder nog een aantal tips om het werken met ZorgDomein te stimuleren. Als ze van toepassing zijn op jouw zorginstelling, neem ze dan mee in het communicatieplan.
| Nr. | Tip | Doel / Toelichting |
| 1 | (Met stip op 1!) Krijgt je na live-gang met ZorgDomein toch nog een verwijzing op papier? Bel of mail de verwijzer en attendeer hem of haar op verwijzen via ZorgDomein. | Zorg dat verwijzers wennen aan het digitale systeem en papier en telefonische verwijzingen afnemen. |
| 2 | Laat verwijzers weten onder welke organisatienaam jullie vindbaar zijn, via welke zoektermen en zorgvragen. | Door deze duidelijke informatie te communiceren, vergroot u de kans op een gerichte en effectieve verwijzing. |
| 3 | Maak gebruik van het adresboek in ZorgDomein om snel en eenvoudig te zien welke verwijzers zich in de buurt bevinden. | Verwijzers kunnen opgespoord worden, zodat de communicatie richting hen effectief en efficiënt kan worden ingericht |
| 4 | Blijf ook na live-gang berichten sturen. Plaats bijvoorbeeld een foto met het presentje die je bij live-gang ontvangt, mail over de eerste verwijzing/aanvraag, update na 1-2 maanden. | Houd ZorgDomein en het gebruik ervan top-of-mind bij verwijzers. |
| 5 | Leg contact met verwijzers wanneer het aanbod na verloop van tijd is herzien. Attendeer ze dat het aanbod actueel staat. | Verwijzers blijven betrokken en worden gestimuleerd actuele verwijzingen te doen via ZorgDomein. |
| 6 | Zelf communicatie-uitingen gemaakt? Leg deze voor aan een aantal verwijzers en collega’s en vraag feedback. | Betrek verwijzers bij communicatie en voer indien nodig verbeteringen door. |
| 7 | Stem je communicatie af op het specifieke type verwijzer en hun behoeften en belangen. | Maak de communicatie persoonlijk en relevant, vergroot de betrokkenheid. |
| 8 | Zorg voor instructie en een duidelijk, persoonlijk aanspreekpunt voor vragen van verwijzers (bijv. ZorgDomein ambassadeur). | Verminder drempels, versnel hulp en ondersteuning bij vragen over het gebruik van ZorgDomein. |
| 9 | Geef verwijzers regelmatig terugkoppeling over het vervolgtraject van de patiënt/cliënt. | Versterkt vertrouwen en betrokkenheid van verwijzers. |
| 10 | Zorg dat alle middelen en interne afstemming op orde zijn op de dag van live-gang. | Een goede voorbereiding voorkomt problemen en draagt bij aan een succesvolle implementatie. |
Promotiemateriaal
Er zijn verschillende mogelijkheden om intern en extern te communiceren. Graag geven we je hiervoor wat handvatten. Gebruik wat goed bij uw organisatie past.
-
Interne brief/e-mail
Stuur de betrokkenen binnen je organisatie op tijd een mail, zodat ze weten wat er van ze verwacht wordt.Download hier een voorbeeld.
-
Persbericht
Benader (lokale) media met een persbericht.
Je kunt dit bericht naar eigen wens aanpassen. Gebruik de perslijst van uw organisatie (check indien mogelijk bij de afdeling communicatie) of zoek zelf relevante media en journalisten op. -
E-mail of brief voor verwijzers
Stuur de verwijzers die je kent of bij de zorginstelling in de buurt zitten een persoonlijke e-mail of brief. -
E-mail handtekening
Gebruik tijdelijk een extra afbeelding in de e-mailhandtekening. Hieronder een aantal voorbeelden:
-
Social Media posts
Plaats een bericht op de social media kanalen van uw zorginstelling. Wees creatief en maak zelf mooie posts of download (een van) de posts hieronder.