Voorbereiding Bijeenkomst 1

In dit artikel vindt u informatie over de voorbereiding op bijeenkomst 1. Voor de eerste bijeenkomst is het van belang om alvast informatie te inventariseren voor de deelnemende poliklinieken/divisies/afdelingen.

Samenvatting acties en verwachtingen

In deze tabel vindt u de acties die u van ZorgDomein kunt verwachten en welke acties er van de zorginstelling verwacht worden. Nadere informatie over deze acties vindt u verderop in dit artikel.

Fase

Te verwachten van ZorgDomein

Te verwachten van Zorginstelling

Voorbereiding aanbod

(afgerond 7 dagen voor bijeenkomst 1)

Bevestigt de gemaakte afspraken over de planning en de bijbehorende data
Geeft de Zorginstelling toegang tot de Digitale Patiëntreis via de verantwoordelijk beheerder
Stuurt evt. relevante documentatie toe
Bespreekt de voortgang van de voorbereiding met de projectleider
Is op afstand beschikbaar als er vragen zijn en/of om mee te denken.

Inventariseert en deelt een overzicht van de deelnemende poliklinieken/divisies/afdelingen en benodigde informatie en onderdelen daarin met de ZorgDomein consultant:

Zorgaanbod en de benodigde digitale patiëntreizen
Toestemmingsvragen
Veelgestelde vragen
Bepalen van de interne en externe
communicatie uit (a.d.h.v. de documenten ‘communicatieplan opstellen’).

Voorbereiding online boeken

Zorgt samen met de
Leverancier van het afsprakenportaal en de Zorginstelling voor het implementeren van de
SSO-koppeling.
De consultant bereidt de bijeenkomst voor en zorgt voor een agenda.

Zorgt ervoor dat de leverancier waar de SSO-koppeling meegemaakt wordt op de hoogte is en beschikbaar is om de koppeling op te zetten in de 1e week of voorafgaand aan de implementatie

Inventariseren van het zorgaanbod (benodigde patiëntreizen)

ZorgDomein is een etalage van het zorgaanbod van uw organisatie. Het zorgaanbod omschrijft u in zorgproducten. Hiermee toont u de verwijzer welke zorg u levert en regelt u de instroom van verwijzingen of aanvragen naar uw zorginstelling.

De eerste stap in de implementatie is: bepalen voor welke zorgproducten u in ZorgDomein een patiëntreis wilt gaan aanmaken. Maak hiervoor een export van alle zorgproducten en bekijk welke teksten nu naar de patiënt gecommuniceerd worden in de velden 'Hoe komt mijn bezoek tot stand' , 'Waar word ik verwacht' & 'Aanwijzingen voor mijn bezoek' . Aan de hand hiervan kunt u per poli/divisie/afdeling bepalen hoeveel patiëntreizen benodigd zijn. Volstaat bijvoorbeeld één reis per poli, of zijn er meerdere nodig? Deel deze export ook met de ZorgDomein consultant, zodat deze advies kan geven.

Voor meer informatie, bekijk stap 2 in dit artikel.

Inventariseren informatie polikliniek/divisie/afdelingen

Inventariseer per polikliniek/divisie/afdeling en per locatie:

Telefoonnummer
Beltijden
Openingstijden
Optie in belkeuzemenu (optioneel)
Route-informatie (optioneel, aanvullend op het adres)

Denk ook vast na over hoe u ervoor zorgt dat deze ook na livegang actueel worden gehouden.

Inventariseren toestemmingsvragen & Veelgestelde vragen

De projectgroep werkt van de deelnemende poliklinieken/divisies/afdelingen uit welke toestemmingvragen en veelgestelde vragen relevant zijn door dit op te nemen in een overzicht. Dit overzicht wordt gedeeld met de ZorgDomein consultant.

Voorbereiden online boeken

Indien u ook gebruik gaat maken van het online boeken van afspraken middels een SSO-koppeling vanuit ZorgDomein naar het afsprakenportaal van de Zorginstelling, moet de externe leverancier tijdig aanhaken. ZorgDomein zorgt samen met de leverancier van het afsprakenportaal en de zorginstelling voor het implementeren van de SSO-koppeling.

Vervolgens kan een technische test samen met de leverancier plaatsvinden, en kan er een functioneel testplan worden opgesteld. In dit artikel vindt u een opzet voor een testplan.

Communicatie

Het is belangrijk om verwijzers, patiënten en personeel te informeren over de digitale Patiëntreis, zodat zij op de hoogte zijn van de vernieuwde patiëntinformatie.

Communicatie is één van de sleutels tot succes van het werken met ZorgDomein. Stel daarom een helder plan op voor de interne en de externe communicatie. Als kapstok dienen de antwoorden op de volgende vragen:

Wie zijn de doelgroepen van uw interne en externe communicatie?
Welke boodschap wilt u naar welke doelgroep overbrengen?
In welke fasen wilt u communiceren (voor, tijdens en na implementatie)?
Wat is de datum waarop u de communicatie wilt versturen?
Welke communicatiemiddelen zet u in?
Wie is er verantwoordelijk voor de uitvoering?