Starten met ZorgDomein doe je zo!

In dit artikel vindt u informatie over het implementatietraject voor de Verwijsapplicatie van ZorgDomein.

Mogelijke tijdsblokken implementatie

De implementatie zal in een vastgesteld tijdsblok plaatsvinden; gezamenlijk met andere zorginstellingen. Een tijdsblok kent een doorlooptijd van twee weken*. Binnen deze twee weken zijn er twee centrale (online) bijeenkomsten en twee (online) facultatieve vragenhalfuurtjes. Nadat u het contract met ZorgDomein getekend heeft stemt u af in welk tijdsblok uw organisatie gaat deelnemen aan de implementatie. De accountmanager zorgt vervolgens voor een overdracht richting het implementatieteam. Vanuit het implementatieteam ontvangt u een week voor de start meer informatie over het tijdsblok, een verzoek om informatie aan te leveren en agenda-uitnodigingen voor de vaste momenten.

Onderstaand vindt u een overzicht van de tijdsblokken voor 2024:

Hieronder vindt u ook vast het overzicht voor 2025:

Voor de bijeenkomsten kunt u ervan uitgaan dat deze tussen 10.30 – 12.00 uur gepland worden, het precieze tijdstip ontvangt u in een agenda-uitnodiging van de implementatiespecialist. De bijeenkomsten worden via Microsoft Teams gehouden.

*NB Heeft u naast de Verwijsapplicatie ook de Transfermodule afgenomen, dan gaat uw zorginstelling op de vastgestelde datum van het tijdsblok live met het Verwijsaanbod. Hierna wordt er op de dinsdag een extra bijeenkomst georganiseerd omtrent de Transfermodule. Op de vrijdag gaat de zorginstelling live met het Transferaanbod.

Stappen in het implementatieproces

De implementatie is opgedeeld in verschillende fasen: voorbereiding, week 1, week 2 en live-gang. Het totale project heeft een doorlooptijd van 2 weken vanaf de start. Indien er een transfermodule is afgenomen, gaat het transfer aanbod live op de vrijdag in week 3. Een implementatiespecialist van ZorgDomein begeleidt het implementatieproject op afstand en is de eerste contactpersoon van de
zorginstelling bij vragen. Hieronder worden per dag de activiteiten van de implementatie beschreven.

Voorbereiding

• Maandag: (voor de start van week 1) u ontvangt een startmail van de implementatiespecialist. Daarna ontvangt u Microsoft Teams uitnodigingen voor de vast vooraf geplande momenten.
• Vrijdag: (voor de start van week 1) uiterlijk vandaag dienen de gegevens aangeleverd
  te zijn voor de inrichting van ZorgDomein.

Week 1

• Maandag: (uiterlijk vandaag) zal de implementatiespecialist zorgen voor de inrichting van de zorginstelling op ZorgDomein; en verzorgt een technische test om na te gaan of de berichten goed
  binnenkomen bij de zorginstelling. Daarnaast ontvangt u een uitnodiging voor uw
  persoonlijke ZorgDomein account.
• Dinsdag: tijdens een centrale bijeenkomst ontvangt de projectleider toelichting van
  de implementatiespecialist over de implementatiestappen, de werking van
  ZorgDomein, hoe het Verwijsaanbod op maat gemaakt kan worden en de
  vervolgstappen.
• Woensdag, donderdag en vrijdag: de zorginstelling gaat zelf aan de slag met het
  aanbod; en benadert bij vragen de implementatiespecialist.
• Vrijdag: ZorgDomein faciliteert een online vragenuurtje. De zorginstelling kan hierop
  inloggen als er nog vragen zijn; de implementatiespecialist is aanwezig om die te
  beantwoorden.

Week 2

• Maandag: de zorginstelling zorgt ervoor dat het aanbod klaar is en geeft ZorgDomein
  hiervan een seintje. ZorgDomein controleert de inrichting en geeft feedback; de
  zorginstelling past dit aan.
• Dinsdag: tijdens een centrale bijeenkomst ontvangt de projectleider informatie over
  het testen, het verwerken van verwijzingen, accounts in ZorgDomein, hulpmiddelen
  voor het werken met ZorgDomein (voor de uitrol in de organisatie) en (externe)
  communicatie
• Woensdag, donderdag en vrijdag: de zorginstelling gaat verder aan de slag met het
  aanbod, het aanmaken van accounts, de interne uitrol en externe communicatie.
• Vrijdag: ZorgDomein faciliteert een online vragenuurtje. De zorginstelling kan hierop
  inloggen als er nog vragen zijn; de implementatiespecialist is aanwezig om die te
  beantwoorden.

Week 3

• Maandag: de zorginstelling gaat live met het Verwijsaanbod. Het aanbod is
  definitief uitgewerkt en ingevoerd, het berichtverkeer succesvol getest en de interne
  betrokkenen en de verwijzers op de hoogte zijn gebracht door de zorginstelling.

Let op: alléén indien de zorginstelling ook de transfermodule heeft afgenomen, geldt er een extra bijeenkomst en livegang van deze module in week 3: 

• Dinsdag: tijdens een centrale bijeenkomst ontvangt de projectleider toelichting over
  de Transfermodule. De zorginstelling gaat daarna zelf aan de slag met het aanbod;
  en benadert bij vragen de implementatiespecialist.
• Woensdag, donderdag: de zorginstelling gaat zelf aan de slag met het aanbod; en
  benadert bij vragen de implementatiespecialist.
• Vrijdag: de zorginstelling gaat Live met het Transferaanbod. Het project kan
  succesvol worden afgerond.

Voorbereiding van de implementatie

Een goede voorbereiding is belangrijk voor de implementatie; hiervoor zijn onderstaande punten van belang:

• Vóór de start van de implementatie stelt de zorginstelling een projectleider aan. Hij of zij wordt verantwoordelijk voor de implementatie. Het advies is om in ieder geval een projectleider (en eventueel projectgroep leden) aan te stellen met kennis over de zorg(processen) en die de verantwoordelijkheid kan nemen over interne- en externe communicatie.
• Neem het plan van aanpak zorgvuldig door.
• Neem eventueel de artikelen rondom de implementatie alvast door.
• Zorg dat u kunt werken met Microsoft Teams, meer informatie hierover leest u hier

Opties voor het berichtverkeer

Uw zorginstelling heeft verschillende mogelijkheden om verwijzingen vanuit ZorgDomein veilig te ontvangen of op te halen:

1. Online ophalen in de ZorgDomein-applicatie
2. Secure mail
3. Koppeling met uw informatiesysteem

Zie ook Beveiligd berichtenverkeer inrichten.

Het is belangrijk om nog vóór de implementatie te weten welk type berichtverkeer uw zorginstelling kiest. Via de link hierboven vindt u informatie over de vereisten en over de voorbereidingen die u kunt treffen om dit type berichtverkeer te realiseren.