Week 2 - Afhandeling berichtverkeer

Wanneer uw zorginstelling live gaat met ZorgDomein, krijgt u er een nieuwe berichtenstroom van verwijzingen en/of aanvragen bij. Het is belangrijk om een werkwijze op te stellen voor het ontvangen van berichten en voor het terugsturen van rapportages.

Type berichtverkeer

Er zijn verschillende typen berichtverkeer: manieren waarop ZorgDomein de berichten bij uw zorginstelling kan afleveren. De keuze voor een van deze typen is al voor de implementatie besproken met de accountmanager. Dit zijn kort samengevat de drie typen berichtverkeer:

• berichten ophalen uit de applicatie van ZorgDomein
• berichten ontvangen via beveiligde mail (secure mail, zorgmail, VPN)
• berichten ontvangen via de koppeling

De keuze voor een van de typen bepaalt grotendeels de nieuwe werkwijze van uw organisatie. Als voorbereiding op de komende telefonische instructie vragen we u om een werkwijze op te stellen rondom het werken met ZorgDomein en deze te delen met de implementatiespecialist. De informatie in dit artikel kan u daarbij helpen.

Werkwijze bepalen: algemeen

Het werken met ZorgDomein zal een nieuwe werkwijze vragen voor het afhandelen van de verwijzingen en/of aanvragen. Een aantal zaken om rekening mee te houden bij het opstellen van de werkwijze:

• Documenten zijn altijd in ZorgDomein beschikbaar en blijven 18 maanden bewaard.
• Bij een verwijzing worden altijd twee berichten verstuurd vanuit ZorgDomein:
  • Afspraakbericht: een logistieke aankondiging van de verwijsbrief met daarin informatie over de patiënt, het zorgproduct en de verwijzer.
  • Verwijsbrief of aanvraag: de daadwerkelijke verwijsbrief of aanvraag met daarin (medische) informatie van patiënt.
• Bij het nadenken over de impact van ZorgDomein op de werkwijze kunnen de volgende vragen helpen:
  • Bij wie komen de ZorgDomein-berichten binnen?
  • Zijn zij al op de hoogte van deze implementatie?
  • Dienen zij nog aangehaakt te worden?
• Voorkom dubbel werk, dus zorg ervoor dat het voor (gelijktijdig werkende) collega’s helder is of een bericht al is afgehandeld of niet.

Werkwijze bepalen: berichten ophalen

Kiest uw organisatie ervoor om berichten op te halen uit de applicatie van ZorgDomein? Dan werken we met notificatiemails. In afstemming met de zorginstelling kiezen we bestaande e-mailadressen. Daarheen sturen we een notificatie wanneer er een nieuwe verwijzing/aanvraag is gekomen. Met die notificatie kunnen medewerkers inloggen in ZorgDomein om het bericht op te halen. Daarvoor is het van belang dat alle betrokkenen een persoonlijk account krijgen in ZorgDomein. Zie ook Uitnodigen voor een Account

Naast een account is het belangrijk dat betrokkenen weten hoe zij deze verwijzingen in de applicatie kunnen ophalen. Zie ook Berichten ophalen in ZorgDomein 

Een aantal vragen die kunnen helpen bij het opstellen van de werkwijze:

• Welke mailbox(en) wordt voor ZorgDomein gebruikt?
• Per zorgproduct/cluster: op welk e-mailadres moet de verwijzing naar (of aanvraag voor) dit zorgproduct binnenkomen?
• Wie beheert de mailbox(en)?
  • Let op: deze personen dienen dus ook een ZorgDomein-account te krijgen, zodat ze naar aanleiding van een notificatie kunnen inloggen.
• Is er altijd iemand aanwezig die de mail(box) controleert?
• Hoe vaak wordt de mailbox gecheckt?
• Hoe wordt een afspraakbericht afgehandeld?
• Hoe wordt een verwijsbrief afgehandeld?
• Hoe worden eventuele bijlagen afgehandeld?
• Hoe wordt een eventuele nazending van bijlagen afgehandeld?
• Hoe wordt een eventuele annulering afgehandeld?

Werkwijze bepalen: beveiligde mail

Kiest uw organisatie voor beveiligde mail? Dan zullen de berichten direct binnenkomen in de mailbox en zijn hiervoor geen accounts in ZorgDomein nodig. Het is van belang dat de verwijsbrief uit de mailbox wordt opgeslagen in het eigen informatiesysteem.

Uw ZorgDomein-implementatiespecialist zal u nader informeren over de benodigde stappen voor het activeren van de beveiligde mail. Zie ook Beveiligd berichtenverkeer inrichten.

Een aantal vragen die kunnen helpen bij het opstellen van de werkwijze:

• Welke mailbox(en) wordt voor ZorgDomein gebruikt?
• Per zorgproduct: op welk e-mailadres moet de verwijzing naar (of aanvraag voor) dit zorgproduct binnenkomen?
• Wie beheert de mailbox(en)?
• Is er altijd iemand aanwezig die de mail(box) controleert?
• Hoe vaak wordt de mailbox gecheckt?
• Hoe wordt een afspraakbericht afgehandeld?
• Hoe wordt een verwijsbrief afgehandeld?
• Hoe worden eventuele bijlagen afgehandeld?
• Hoe wordt een eventuele nazending van bijlagen afgehandeld?
• Hoe wordt een eventuele annulering afgehandeld?

Werkwijze bepalen: koppeling

Kiest uw organisatie voor een koppeling, dan komt de verwijzing of aanvraag direct binnen in het informatiesysteem en zijn er geen extra accounts in ZorgDomein nodig. De stappen na ontvangst van de verwijzing/aanvraag in het informatiesysteem zijn per systeem anders, want ieder informatiesysteem heeft zijn eigen werkwijze. Informeer daarom bij je contactpersoon van het informatiesysteem hoe de verwijzingen en aanvragen binnenkomen en hoe uw organisatie ermee kan werken.

Let op: het is belangrijk dat het informatiesysteem nog vóór het instructiegesprek berichten van ZorgDomein kan ontvangen. Welke stappen hiervoor nodig zijn, verschilt per informatiesysteem. Raadpleeg hiervoor uw leverancier.

Terugrapporteren

In ZorgDomein is het mogelijk om een rapportage terug te sturen op een ontvangen verwijzing of aanvraag. Alleen medewerkers met een ZorgDomein-account kunnen hiervan gebruikmaken. Met een druk op de knop ‘Verstuur rapportage’ krijgen ze een template te zien dat ingevuld kan worden; ook kunnen ze een bijlage meesturen. Zie ook Terugrapporteren.

Overigens kunnen alleen medewerkers met een zorgverlenersaccount in ZorgDomein terugrapportages sturen. Medewerkers met een ondersteunend account moeten (eenmalig) gemachtigd worden door een zorgverlener om namens hem of haar rapportages te kunnen sturen. Zie ook Autorisaties beheren.

Wil uw organisatie kunnen terugrapporteren, dan moet u hiervoor een werkwijze opstellen. Hieronder een aantal vragen die daarbij kunnen helpen:

• Hoe worden er nu berichten teruggestuurd richting verwijzers?
• Gaat u terugrapportages sturen voor alle verwijzingen en aanvragen die via ZorgDomein binnenkomen of slechts voor een deel hiervan?
• Welke informatie wilt u via een rapportage terugsturen aan de verwijzer?
• Per product/cluster: welke medewerkers moeten er kunnen terugrapporteren?
• Zijn er medewerkers die gemachtigd dienen te worden? En zo ja, wie gaat dat doen?
• Hoe borgt u een terugrapportageformulier (in uw informatiesysteem)?