Week 3-4: Voorbereiding werksessie 2, Berichtverkeer

Wanneer uw zorginstelling live gaat met ZorgDomein, krijgt u er een nieuwe berichtenstroom van verwijzingen en/of aanvragen bij. Het is belangrijk om een werkwijze op te stellen voor het ontvangen van berichten en voor het terugsturen van rapportages.

Samenvatting acties en verwachtingen

Fase

Te verwachten van ZorgDomein

Te verwachten van Zorginstelling

Voorbereiding aanbod

Is op afstand beschikbaar voor ondersteuning bij het proces rondom op maat maken van het aanbod.
De consultant neemt de aangeleverde documenten en het ingevoerde zorgaanbod door voorafgaand aan de werksessie.
Bespreekt de voortgang van de voorbereiding met de projectleider. Bij voldoende voortgang bevestigt ZorgDomein definitief de werksessie.

De beheerder zorgproducten ZorgDomein maakt de producten voor elk wijkteam op maat door bijvoorbeeld: producten/handelingen te verwijderen, postcodes toe te voegen en/of specifieke teaminformatie toe te voegen aan de producten.

Voorbereiding berichtverkeer

De verantwoordelijk beheerder nodigt de medewerkers die gaan werken met ZorgDomein uit voor een account.
Stelt een werkwijze op voor het werken met ZorgDomein.
Deelt de voorbereiding uiterlijk 3 dagen voorafgaand aan de werksessie met de consultant.
Optioneel: Stelt een werkwijze op voor het doen van een verzoek tot uitvoeringsverzoek.
Optioneel: om de gebruikers alvast bekend te maken met het proces van ZorgDomein kunnen testverwijzingen gedaan worden.

Type berichtverkeer

Er zijn verschillende typen berichtverkeer: manieren waarop ZorgDomein de berichten bij uw zorginstelling kan afleveren. Vóor de start van de implementatie is de keuze voor het type berichtverkeer reeds gemaakt en terug te vinden in het plan van aanpak. Dit zijn kort samengevat de drie typen berichtverkeer:

berichten ophalen uit de applicatie van ZorgDomein
berichten ontvangen via beveiligde mail (secure mail, zorgmail, VPN)
berichten ontvangen via de koppeling

De keuze voor een van de typen bepaalt grotendeels de nieuwe werkwijze van uw organisatie. Ter voorbereiding op de werksessie vragen we u om een werkwijze op te stellen rondom het werken met ZorgDomein en deze te delen met de consultant. De informatie in dit artikel kan daarbij helpen.

Werkwijze bepalen: algemeen

Het werken met ZorgDomein zal een nieuwe werkwijze vragen voor het afhandelen van de verwijzingen en/of aanvragen. Een aantal zaken om rekening mee te houden bij het opstellen van de werkwijze:

Documenten zijn altijd in ZorgDomein beschikbaar en blijven 18 maanden bewaard.
Bij een verwijzing worden altijd twee berichten verstuurd vanuit ZorgDomein:
- Afspraakbericht: een logistieke aankondiging van de verwijsbrief met daarin informatie over de patiënt, het zorgproduct en de verwijzer.
- Verwijsbrief: de daadwerkelijke verwijsbrief met daarin (medische) informatie van patiënt.
Bij een plaatsingsverzoek of uitvoeringsverzoek wordt er één bericht verstuurd vanuit ZorgDomein:
- Aanvraagformulier: het formulier met de aanvraag voor de zorg.
Wanneer u nadenkt over de impact van ZorgDomein op de werkwijze kunnen de volgende vragen helpen:
- Bij wie komen de ZorgDomein-berichten binnen?
- Zijn zij al op de hoogte van deze implementatie?
- Dienen zij nog aangehaakt te worden?
Voorkom dubbel werk, dus zorg ervoor dat het voor (gelijktijdig werkende) collega’s helder is of een bericht al is afgehandeld of niet.

Werkwijze bepalen: berichten ophalen uit ZorgDomein

Kiest u organisatie ervoor om berichten op te halen uit de applicatie van ZorgDomein? Dan werken we met notificatiemails. In afstemming met de zorginstelling kiezen we bestaande e-mailadressen. Daarheen sturen we een notificatie wanneer er een nieuwe verwijzing/aanvraag is gekomen. Met die notificatie kunnen medewerkers inloggen in ZorgDomein om het bericht op te halen. Daarvoor is het van belang dat alle betrokkenen een persoonlijk account krijgen in ZorgDomein. Zie ook Uitnodigen voor een account.

Naast een account is het belangrijk dat betrokkenen weten hoe zij deze verwijzingen in de applicatie kunnen ophalen. Zie ook Berichten ophalen in ZorgDomein

Een aantal vragen die kunnen helpen bij het opstellen van de werkwijze:

Welke mailbox(en) wordt voor ZorgDomein gebruikt?
Per zorgproduct/cluster: op welk e-mailadres moet de verwijzing naar (of aanvraag voor) dit zorgproduct binnenkomen?
Wie beheert de mailbox(en)?
- deze personen dienen dus ook een ZorgDomein-account te krijgen, zodat ze naar aanleiding van een notificatie kunnen inloggen.
Is er altijd iemand aanwezig die de mail(box) controleert?
Hoe vaak wordt de mailbox gecheckt?
Hoe wordt een afspraakbericht afgehandeld?
Hoe wordt een verwijsbrief afgehandeld?
Hoe worden eventuele bijlagen afgehandeld?
Hoe wordt een eventuele nazending van bijlagen afgehandeld?
Hoe wordt een eventuele annulering afgehandeld?

Werkwijze bepalen: beveiligde mail

Kiest u organisatie voor beveiligde mail? Dan zullen de berichten direct binnenkomen in de mailbox en zijn hiervoor geen accounts in ZorgDomein nodig. Het is van belang dat de verwijsbrief uit de mailbox wordt opgeslagen in het eigen informatiesysteem.

Uw ZorgDomein-consultant zal u tijdens de implementatie nader informeren over de benodigde stappen voor het activeren van de beveiligde mail. Zie ook Beveiligd berichtenverkeer inrichten.

Een aantal vragen die kunnen helpen bij het opstellen van de werkwijze:

Welke mailbox(en) wordt voor ZorgDomein gebruikt?
Per zorgproduct: op welk e-mailadres moet de verwijzing naar (of aanvraag voor) dit zorgproduct binnenkomen?
Wie beheert de mailbox(en)?
Is er altijd iemand aanwezig die de mail(box) controleert?
Hoe vaak wordt de mailbox gecheckt?
Hoe wordt een afspraakbericht afgehandeld?
Hoe wordt een verwijsbrief afgehandeld?
Hoe worden eventuele bijlagen afgehandeld?
Hoe wordt een eventuele nazending van bijlagen afgehandeld?
Hoe wordt een eventuele annulering afgehandeld?

Werkwijze bepalen: koppeling

Als uw organisatie voor een koppeling kiest, dan komt de verwijzing of aanvraag direct binnen in het informatiesysteem en zijn er geen extra accounts in ZorgDomein nodig. De stappen na ontvangst van de verwijzing/aanvraag in het informatiesysteem zijn per systeem anders, want ieder informatiesysteem heeft zijn eigen werkwijze. Informeer daarom bij uw contactpersoon van het informatiesysteem hoe de verwijzingen en aanvragen binnenkomen en hoe jullie ermee kunnen werken.

Terugrapporteren

In ZorgDomein is het mogelijk om een rapportage terug te sturen op een ontvangen verwijzing of aanvraag. Alleen medewerkers met een ZorgDomein-account kunnen hiervan gebruikmaken. Met een druk op de knop "Verstuur rapportage" krijgen ze in een template te zien dat ingevuld kan worden; ook kunnen ze een bijlage meesturen. Zie ook Verslag uitbrengen naar de verwijzer

Overigens kunnen alleen medewerkers met een zorgverlenersaccount in ZorgDomein automatisch terugrapportages sturen. Medewerkers met een ondersteunend account moeten (eenmalig) gemachtigd worden door een zorgverlener om namens hem of haar rapportages te kunnen sturen.

Wil uw organisatie kunnen terugrapporteren, dan is het handig hiervoor een werkwijze opstellen. Hieronder een aantal vragen die daarbij kunnen helpen:

Hoe worden er nu berichten teruggestuurd richting verwijzers?
Gaan we terugrapportages sturen voor alle verwijzingen en aanvragen die via ZorgDomein binnenkomen of slechts voor een deel hiervan?
Welke informatie willen we via een rapportage terugsturen aan de verwijzer?
Per product/cluster: welke medewerkers moeten er kunnen terugrapporteren?
Zijn er medewerkers die gemachtigd dienen te worden? En zo ja, wie gaat dat doen?
Hoe borgen we een terugrapportageformulier (in ons informatiesysteem)?

Testverwijzing uitvoeren

Binnen ZorgDomein kunt u via Preview testberichten sturen. Dit heeft twee doelen:

technisch testen om te bepalen of het berichtverkeer werkt; dit gebeurt in overleg met de consultant;
functioneel testen om alvast ervaring op te doen met de nieuwe werkwijze; dit kun je als projectgroep zelf doen wanneer hier behoefte aan is.

Zie ook Een testaanvraag uitvoeren.