Starten met ZorgDomein doe je zo!

In dit artikel vindt u informatie over het implementatietraject voor de Verwijsapplicatie van ZorgDomein. We bespreken de stappen die u kunt zetten ter voorbereiding en de opties voor het berichtverkeer: de informatie-uitwisseling tussen uw zorginstelling en ZorgDomein.

Samenvatting acties en verwachtingen

In deze tabel vindt u de acties die u van ZorgDomein kunt verwachten en welke acties er van de zorginstelling verwacht worden. Nadere informatie over deze acties vindt u verderop in dit artikel.

Contract getekend, en nu?

Nadat het contract met ZorgDomein is getekend, wordt de implementatie overgedragen aan het implementatieteam. Van de accountmanager ontvangt u een plan van aanpak waarin u in de scope terug kunt vinden van de implementatie.

De consultant die u bij de implementatie zal gaan begeleiden stuurt een e-mail om zich voor te stellen. De consultant staat tijdens de implementatieperiode klaar voor vragen en bewaakt, samen met de projectleider, de voortgang van de implementatie. 

Deze mail van de consultant bevat ook een document met de Voorwaarden voor Succes: een aantal belangrijke punten om samen tot een succesvolle implementatie te komen. Dit document wordt digitaal toegestuurd ter ondertekening.

Het ondertekenen van de Voorwaarden voor Succes vormt het officiële startsein voor de implementatie. Vanaf dat moment bedraagt de doorlooptijd  6 weken. U kunt dus zelf het startmoment van de implementatie bepalen.

ZorgDomein voor thuiszorgteams

Verwijzers kunnen via ZorgDomein rechtsreeks verwijzingen en uitvoeringsverzoeken sturen naar een thuiszorgteam/regio in het postcodegebied van de cliënt. Als zorgaanbieder kunt u zelf bepalen welke indeling u in ZorgDomein aan de verwijzer toont, bijvoorbeeld voor specifieke thuiszorgteams of regio’s. Per team/regio kunt u aanbod tonen aan de verwijzer; en richt u een postcodegebied in. Dit postcodegebied zorgt ervoor dat een team/regio getoond wordt op het moment dat er een match is met de postcode van de cliënt. In het voortraject met de accountmanager is besproken met welke indeling de zorginsteling op ZorgDomein gaat; dit staat ook aangegeven in de scope van het plan van aanpak. Hier treft u een toelichting op de verschillende keuzes.

Hoe ziet het implementatietraject eruit?

De onderstaande afbeelding geeft het implementatietraject schematisch weer. Een nadere toelichting van deze stappen leest u in de rest van de artikelen binnen het onderdeel 'Thuiszorgteams'

Voorbereiding van de implementatie

Een goede voorbereiding is belangrijk voor de implementatie; hiervoor zijn onderstaande punten van belang:

• neem het plan van aanpak zorgvuldig door
• zorg dat voldaan is aan de genoemde Voorwaarden voor Succes
• neem de artikelen rondom de implementatie alvast door
• vul het werkdocument in met thuiszorgteams en eventueel bestemmingen
• vul het werkdocument in met de het postcodegebied per thuiszorgteam

Start van de implementatie

Binnen 3 werkdagen, na ondertekening van de succesvoorwaarden, neemt een consultant van ZorgDomein via de e-mail contact op met de projectleider en volgt er een telefonisch startgesprek. Tijdens dit startgesprek bespreekt de consultant de verwachtingen en het plan van aanpak. We stellen een datum vast voor de twee werksessies, waarbij de consultant voor de eerste werksessie langskomt op locatie en de tweede sessie online plaatsvindt. Ook stellen we de datum vast waarop de Zorginstelling live gaat met ZorgDomein (uiterlijk 6 weken na ondertekening van de voorwaarden voor succes). Na dit gesprek gaat de Zorginstelling aan de slag met de voorbereidingen op de eerste werksessie.

Het telefonische startgesprek en de werksessies kunnen al ingepland worden met de betrokken consultant voordat de voorwaarden voor succes getekend worden. Deze afspraken zullen dan plaatsvinden onder voorbehoud dat de voorwaarden getekend zijn voorafgaande aan de afspraken.

Mocht u andere wensen hebben ten aanzien van het online/fysiek organiseren van de werksessies dan kunt u dit afstemmen met de consultant. 

Opties voor het berichtverkeer

Uw zorginstelling heeft verschillende mogelijkheden om verwijzingen vanuit ZorgDomein veilig te ontvangen of op te halen:

1. VPN (Virtual Private Network)
2. Zorgmail
3. secure mail
4. online ophalen in de ZorgDomein-applicatie
5. koppeling met uw informatiesysteem

Zie ook Beveiligd berichtenverkeer inrichten.

Het is belangrijk om nog vóór de implementatie te weten welk type berichtverkeer uw zorginstelling kiest. Via de link hierboven vindt u dan informatie over de vereisten en over de voorbereidingen die u kunt treffen om dit type berichtverkeer te realiseren.