Week 3-5: Voorbereiding werksessie, Berichtverkeer

In dit artikel vindt u informatie over het opstellen van een nieuw werkproces rondom het afhandelen van aanvragen. Ook ziet u welke voorbereiding nodig is voor de werksessie. Berichten kunnen op verschillende manieren bij uw zorginstelling binnenkomen; de werkwijze hangt af van de manier die u kiest. Tot slot besteden we aandacht aan de uitvoering van een testaanvraag.

Type berichtverkeer

Er zijn drie typen berichtverkeer mogelijk binnen ZorgDomein:

• koppeling: de meest gekozen manier voor laboratoriumdiagnostiek
• ophalen uit de applicatie
• beveiligde mail: secure mail, zorgmail, VPN

De nieuwe werkwijze die uw organisatie gaat opstellen, hangt af van het gekozen type berichtverkeer. Zie ook Beveiligd berichtenverkeer inrichten.

Werkwijze bepalen: algemeen

Welke type berichtverkeer u ook kiest, het afhandelen van de aanvragen via ZorgDomein vereist altijd een nieuwe werkwijze. Zorg ervoor dat de ZorgDomein-documenten altijd in uw eigen informatiesysteem worden opgeslagen. Let op: documenten in ZorgDomein worden automatisch na 18 maanden verwijderd.

Een aanvraag bestaat meestal uit twee onderdelen:

• Patiëntbericht
  De patiënt ontvangt het Patiëntbericht (vaak als ‘loopbriefje’) uitgeprint of digitaal; afhankelijk van de keuze van uw organisatie. Het Patiëntbericht toont de bepalingen met containers, zodat de afnamemedewerkers weten wat ze moeten er afnemen. Voor Medische microbiologie bepalingen fungeert het Patiëntbericht als logistiek formulier, dat meegestuurd wordt met het materiaal.
• Aanvraagformulier
  Dit formulier toont (medische) informatie van patiënt en de uit te voeren onderzoeken. Dit is de order die direct gestuurd kan worden naar het Laboratorium informatie systeem (LIS).

Om het proces rondom de afhandeling van de aanvraag vorm te geven, kan het helpen om de volgende vragen te beantwoorden:

• Hoe wordt een aanvraag op dit moment afgehandeld?
• Wat gebeurt er op het moment dat een aanvraag binnenkomt?
• Zijn er uitzonderingen op het standaardproces?
• Hoe ziet het gewenste aanvraagproces eruit met ZorgDomein?
• Wat gebeurt er op het moment dat een digitale aanvraag (order) binnenkomt?
• Hoe wordt op dit moment omgegaan met spoedaanvragen? Kunnen deze (ook) digitaal worden verwerkt?
• Kunnen alle onderzoeken op alle prikposten worden afgenomen?
• Heeft de prikpost het geprinte patiëntbericht nodig om de juiste onderzoeken te kunnen afnemen? Zo ja, wat gebeurt er als een patiënt zich zonder patiëntbericht bij de prikpost meldt?
• Hoe wordt omgegaan met thuisprikken:*
  • Hoe gaat het proces er dan uit zien?
  • Wie wordt verantwoordelijk voor het contact opnemen met de patiënt en het inplannen van de routes?
  • Welke thuisprikperioden zouden jullie willen aanbieden?
  • Is het mogelijk om bijvoorbeeld ook spoedaanvragen via thuisprikken aan te bieden (is er dan telefonisch overleg nodig tussen de huisarts en de klinisch chemicus)?

Na het beantwoorden van deze vragen kunt u het nieuwe proces vormgeven en delen met de betrokkenen. Hierbij nog twee tips:

• voorkom dubbel werk, dus zorg ervoor dat het voor (gelijktijdig werkende) collega’s helder is of een order al is afgehandeld of niet;
• betrek de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het thuisprikken bij het opstellen van het proces.

* Toelichting thuisprikken :

In ZorgDomein kan een huisarts gemakkelijk thuisprikken aanvragen. Hiertoe vinkt de huisarts onder op het aanvraag- of orderformulier het hokje ‘Thuisprikken’ aan. Afhankelijk van hoe de zorginstelling thuisprikken heeft ingericht, selecteert de huisarts een gewenste datum of termijn. Dan verstuurt de huisarts de aanvraag of order digitaal naar de zorginstelling, eventueel met aanvullende informatie over de patiënt (bijvoorbeeld over slechthorendheid van de patiënt, ‘de sleutel ligt onder de deurmat’, etc.)

De berichtenstroom ziet er dan als volgt uit:

1. het HL7-bericht wordt naar de zorginstelling verstuurd;
2. het patiëntbericht wordt niet geprint op de huisartsenpraktijk, maar digitaal (beveiligd) verzonden naar een daarvoor in te richten e-mailbox van het laboratorium.

Het laboratorium ontvangt dus digitaal het ‘Patiëntbericht’ in een aparte e-mailbox zodra thuisprikken is aangevraagd. Het Patiëntbericht toont (afhankelijk van hoe het thuisprikken is ingericht) de afnametermijn, de NAW-gegevens van de patiënt en de af te nemen onderzoeken of buizen. Op basis van dit Patiëntbericht kan het laboratorium vervolgens een afspraak met de patiënt maken voor het thuisprikken; de huisarts heeft hierin dus geen rol meer. Gaat het om een spoedaanvraag voor thuisprikken, dan kan in ZorgDomein wel aan de huisarts worden gevraagd om telefonisch contact op te nemen met het laboratorium.

Werkwijze bepalen: koppeling

De koppeling is het meest gekozen type berichtverkeer voor laboratoriumdiagnostiek. Kiest uw organisatie hiervoor, dan komt de aanvraag direct binnen in het LIS zijn er geen extra accounts in ZorgDomein nodig. De werkwijze voor de afhandeling vanuit het LIS verschilt per informatiesysteem.

Voor het opzetten van deze koppeling is het belangrijk dat u een aantal gegevens bij de consultant aanlevert. De consultant zal bijvoorbeeld vragen naar gegevens voor de VPN-verbinding (IP en poortnummer) voor de productie- en testomgeving.

De HL7-berichttypen die gekozen worden om te koppelen met het LIS zijn ORM of OML. Voor het opzetten van een koppeling is meer informatie te vinden in de artikelen op deze pagina.

 Tip: lees ook goed de technische specificaties van het HL7-bericht, zodat u de order later goed kunt verwerken. 

Werkwijze bepalen: berichten ophalen

Kiest uw organisatie ervoor om berichten op te halen uit de applicatie van ZorgDomein? Dan is het van belang dat alle betrokkenen een persoonlijk account krijgen in ZorgDomein. Lees voor meer informatie over accounts de artikelen onder Beheer personen.

Ook is het van belang is het belangrijk dat betrokkenen weten hoe zij deze verwijzingen in de applicatie kunnen ophalen. Zie ook Berichten ophalen in ZorgDomein.

Werkwijze bepalen: beveiligde mail

Kiest uw organisatie voor beveiligde mail? Dan zal het aanvraagformulier direct binnenkomen in de mailbox en zijn hiervoor geen extra accounts in ZorgDomein nodig. Het is van belang dat het aanvraagformulier uit de mailbox wordt opgeslagen in uw eigen informatiesysteem.

Testaanvraag uitvoeren

Voor de werksessie is het belangrijk dat de VPN opgezet is en er technisch getest is in de testomgeving. Deze technische test voert de organisatie zelf uit. Om te testen kunt u in beide omgevingen de Preview-functionaliteit gebruiken. Voor meer informatie over gebruik van de Preview: Zorgaanbod inzien met Preview & Een testaanvraag uitvoeren.

Na het uitvoeren van een test kunt u op basis van een ZP- of ZD-nummer controleren welke berichten zijn verzonden en welke berichten bij de zorginstelling zijn ontvangen. De technische test is geslaagd zodra het informatiesysteem de berichten kan verwerken en waar nodig aan elkaar kan koppelen.

Hoe maak ik een testplan?

Tijdens de werksessie gaan we ook het testplan bespreken. Het is daarom goed om alvast een concept-testplan te maken met testscenario’s. ZorgDomein heeft al een aantal scenario’s opgesteld; zie ook Koppelingen testen. Op basis van dit document kunt u een testplan maken, dat u na de werksessie kunt gebruiken om het aanvraagproces functioneel te testen.