Week 3-4: Voorbereiding werksessie 2, Berichtverkeer

Wanneer uw zorginstelling live gaat met ZorgDomein, krijgt u er een nieuwe berichtenstroom van verwijzingen en/of aanvragen bij. Het is belangrijk om een werkwijze op te stellen voor het ontvangen van berichten en voor het uitbrengen van een verslag.

Samenvatting acties en verwachtingen

In deze tabel vindt u de acties die u van ZorgDomein kunt verwachten en welke acties er van de zorginstelling verwacht worden. Nadere informatie over deze acties vindt u verderop in dit artikel.

Type berichtverkeer

Er zijn verschillende typen berichtverkeer: manieren waarop ZorgDomein de berichten bij uw zorginstelling kan afleveren. Vóór de start van de implementatie is de keuze voor het type berichtverkeer reeds gemaakt en terug te vinden in het plan van aanpak. Dit zijn kort samengevat de drie typen berichtverkeer:

• berichten ophalen uit de applicatie van ZorgDomein
• berichten ontvangen via beveiligde mail (secure mail, zorgmail, VPN)
• berichten ontvangen via de koppeling

De keuze voor een van de typen bepaalt grotendeels de nieuwe werkwijze van uw organisatie. Ter voorbereiding op de werksessie vragen we u om een werkwijze op te stellen rondom het werken met ZorgDomein en deze te delen met de consultant. De informatie in dit artikel kan daarbij helpen.

Werkwijze bepalen: algemeen

Het werken met ZorgDomein zal een nieuwe werkwijze vragen voor het afhandelen van de verwijzingen en/of aanvragen. Een aantal zaken om rekening mee te houden bij het opstellen van de werkwijze:

• Documenten zijn altijd in ZorgDomein beschikbaar en blijven 18 maanden bewaard.
• Bij een verwijzing worden altijd twee berichten verstuurd vanuit ZorgDomein:
  • Afspraakbericht: een logistieke aankondiging van de verwijsbrief met daarin informatie over de patiënt, het zorgproduct en de verwijzer.
  • Verwijsbrief: de daadwerkelijke verwijsbrief met daarin (medische) informatie van patiënt.
• Bij een plaatsingsverzoek of uitvoeringsverzoek wordt er één bericht verstuurd vanuit ZorgDomein:
  • Aanvraagformulier: het formulier met de aanvraag voor de zorg.
• Wanneer u nadenkt over de impact van ZorgDomein op de werkwijze kunnen de volgende vragen helpen:
  • • Bij wie komen de ZorgDomein-berichten binnen?
    • Zijn zij al op de hoogte van deze implementatie?
    • Dienen zij nog aangehaakt te worden?
• Voorkom dubbel werk, dus zorg ervoor dat het voor (gelijktijdig werkende) collega’s helder is of een bericht al is afgehandeld of niet.

Werkwijze bepalen: berichten ophalen uit ZorgDomein

Kiest u organisatie ervoor om berichten op te halen uit de applicatie van ZorgDomein? Dan werken we met notificatiemails. In afstemming met de zorginstelling kiezen we bestaande e-mailadressen. Daarheen sturen we een notificatie wanneer er een nieuwe verwijzing/aanvraag is gekomen. Met die notificatie kunnen medewerkers inloggen in ZorgDomein om het bericht op te halen. Daarvoor is het van belang dat alle betrokkenen een persoonlijk account krijgen in ZorgDomein. Zie ook Uitnodigen voor een account.

Naast een account is het belangrijk dat betrokkenen weten hoe zij deze verwijzingen in de applicatie kunnen ophalen. Zie ook Berichten ophalen in ZorgDomein 

Een aantal vragen die kunnen helpen bij het opstellen van de werkwijze:

• Welke mailbox(en) wordt voor ZorgDomein gebruikt?
• Per zorgproduct/cluster: op welk e-mailadres moet de verwijzing naar (of aanvraag voor) dit zorgproduct binnenkomen?
• Wie beheert de mailbox(en)?
  • deze personen dienen dus ook een ZorgDomein-account te krijgen, zodat ze naar aanleiding van een notificatie kunnen inloggen.
• Is er altijd iemand aanwezig die de mail(box) controleert?
• Hoe vaak wordt de mailbox gecheckt?
• Hoe wordt een afspraakbericht afgehandeld?
• Hoe wordt een verwijsbrief afgehandeld?
• Hoe worden eventuele bijlagen afgehandeld?
• Hoe wordt een eventuele nazending van bijlagen afgehandeld?
• Hoe wordt een eventuele annulering afgehandeld?

Werkwijze bepalen: beveiligde mail

Kiest u organisatie voor beveiligde mail? Dan zullen de berichten direct binnenkomen in de mailbox en zijn hiervoor geen accounts in ZorgDomein nodig. Het is van belang dat de verwijsbrief uit de mailbox wordt opgeslagen in het eigen informatiesysteem.

Uw ZorgDomein-consultant zal u tijdens de implementatie nader informeren over de benodigde stappen voor het activeren van de beveiligde mail. Zie ook Beveiligd berichtenverkeer inrichten.

Een aantal vragen die kunnen helpen bij het opstellen van de werkwijze:

• Welke mailbox(en) wordt voor ZorgDomein gebruikt?
• Per zorgproduct: op welk e-mailadres moet de verwijzing naar (of aanvraag voor) dit zorgproduct binnenkomen?
• Wie beheert de mailbox(en)?
• Is er altijd iemand aanwezig die de mail(box) controleert?
• Hoe vaak wordt de mailbox gecheckt?
• Hoe wordt een afspraakbericht afgehandeld?
• Hoe wordt een verwijsbrief afgehandeld?
• Hoe worden eventuele bijlagen afgehandeld?
• Hoe wordt een eventuele nazending van bijlagen afgehandeld?
• Hoe wordt een eventuele annulering afgehandeld?

Werkwijze bepalen: koppeling

Als uw organisatie voor een koppeling kiest, dan komt de verwijzing of aanvraag direct binnen in het informatiesysteem en zijn er geen extra accounts in ZorgDomein nodig. De stappen na ontvangst van de verwijzing/aanvraag in het informatiesysteem zijn per systeem anders, want ieder informatiesysteem heeft zijn eigen werkwijze. Informeer daarom bij uw contactpersoon van het informatiesysteem hoe de verwijzingen en aanvragen binnenkomen en hoe jullie ermee kunnen werken.

Verslag uitbrengen

In ZorgDomein is het mogelijk om verslag uit te brengen naar de verwijzer. Alleen medewerkers met een ZorgDomein-account kunnen hiervan gebruikmaken. Met een druk op de knop "Verslag uitbrengen" krijgen ze in een template te zien dat ingevuld kan worden; ook kunnen ze een bijlage meesturen. Zie ook Verslag uitbrengen 

Overigens kunnen alleen medewerkers met een (medisch) zorgverlenersaccount in ZorgDomein automatisch verslag uitbrengen. Medewerkers met een ondersteunend account moeten (eenmalig) gemachtigd worden door een zorgverlener om namens hem of haar verslag uit te kunnen brengen. Zie hiervoor Machtigen en werken namens een collega en Autorisaties beheren 

Wil uw organisatie verslag gaan uitbrengen, dan is het handig hiervoor een werkwijze opstellen. Hieronder een aantal vragen die daarbij kunnen helpen:

• Hoe worden er nu berichten teruggestuurd richting verwijzers?
• Wanneer is het van belang om verslag uit te brengen zonder voorafgaande verwijzing?
• Gaan we verslag uitbrengen voor alle verwijzingen en aanvragen die via ZorgDomein binnenkomen of slechts voor een deel hiervan?
• Welke informatie willen we via een verlag versturen aan de verwijzer?
• Per product/cluster: welke medewerkers moeten een verslag kunnen uitbrengen?
• Zijn er medewerkers die gemachtigd dienen te worden? En zo ja, wie gaat dat doen?
• Hoe borgen we een verslag (in ons informatiesysteem)?

Testverwijzing uitvoeren

Binnen ZorgDomein kunt u via Preview testberichten sturen. Dit heeft twee doelen:

• technisch testen om te bepalen of het berichtverkeer werkt; dit gebeurt in overleg met de consultant;
• functioneel testen om alvast ervaring op te doen met de nieuwe werkwijze; dit kun je als projectgroep zelf doen wanneer hier behoefte aan is.

Volg de digitale rondleiding die toelichting geeft over het testen in Preview of zie ook Een testaanvraag uitvoeren.