Week 3-4: Voorbereiding werksessie 2, Aanbod

In dit artikel vindt u informatie over de voorbereiding van werksessie 2. Tijdens de eerste werksessie hebben we het aanbod bepaald. Nu is het tijd om de inhoud verder te bepalen en in te richten in ZorgDomein.

Samenvatting acties en verwachtingen

In deze tabel vindt u de acties die u van ZorgDomein kunt verwachten en welke acties er van de zorginstelling verwacht worden. Nadere informatie over deze acties vindt u verderop in dit artikel.

Fase

Te verwachten van ZorgDomein

Te verwachten van Zorginstelling

Voorbereiding aanbod

Bespreekt de voortgang van de voorbereiding met de projectleider. Bij voldoende voortgang bevestigt ZorgDomein definitief de werksessie.
Is op afstand beschikbaar als er vragen zijn en/of om mee te denken.
De consultant neemt de aangeleverde documenten en het ingevoerde zorgaanbod door voorafgaand aan de werksessie.

Bepaalt de inhoud van de producten (informatie voor verwijzer en patiënt) en maakt het aanbod op maat voor de zorginstelling. Indien gewenst toetst de zorginstelling het aanbod nog bij verwijzers.
Voert het aanbod in ZorgDomein in. Let op: vul bij publicatiedatum de live-datum in.

Voorbereiding werksessie 2

De consultant en de projectgroepleden van de Zorginstelling dienen de werksessie gedegen voor te bereiden om de tijd en kennis van de betrokkenen tijdens de werksessie optimaal te benutten. Alle projectgroepleden zijn bij deze stap in de implementatie betrokken.

De consultant controleert ongeveer 3 dagen voorafgaand aan de werksessie of de volgende voorbereiding ontvangen is:

Een communicatieplan voor interne en externe communicatie;
Beschrijving van de werkwijze rondom verwijzingen/aanvragen via ZorgDomein;
Beschrijving van de werkwijzen rondom terugrapporteren via ZorgDomein (wanneer van toepassing);
Het volledige aanbod is ingevoerd in ZorgDomein.

De consultant bevestigt de werksessie indien de voorbereiding voltooid is. Als de voorbereiding onvoldoende voltooid is zullen de consultant en de projectleider van de Zorginstelling de werksessie opnieuw inplannen en gelden dezelfde voorbereidingseisen voor de nieuw geplande werksessie.

Inhoud van zorgproducten bepalen

Een aantal tips bij het bepalen van de inhoud van het zorgproduct:

Zorg ervoor dat de terminologie die u gebruikt aansluit bij de taal van de verwijzer en makkelijk te herkennen is.
Formuleer de zorgproducten kort en krachtig.
Kies bij ieder zorgproduct het juiste zorgproducttype, zodat de verwijzer weet om welk type het gaat.

Uitvoeringsverzoek inrichten

Het is ook mogelijk om een uitvoeringsverzoek in te richten in ZorgDomein. Als dit voor uw zorginstelling van toepassing is, dan staat dit aangevinkt in de scope van het plan van aanpak. Bij het inrichten bepaalt u voor welke handelingen die uw organisatie kan uitvoeren een uitvoeringsverzoek nodig is. Hiervoor hebben we een werkdocument beschikbaar.

Download hier het 'Werkdocument – inhoud bepalen uitvoeringsverzoek '. Een toelichting op het bestand:

Op tabblad 3 staan de handelingen die standaard zijn ingericht in ZorgDomein. Geef aan als hier handelingen tussen zitten die u niet in het uitvoeringsverzoek wilt aanbieden.
Op tabblad 4 staan handelingen die u eventueel nog kunt toevoegen aan het uitvoeringsverzoek.

Let op: het gaat er niet om welke handelingen u allemaal kunt leveren; maar om de handelingen die u kunt leveren én waar u een uitvoeringsverzoek voor nodig hebt.

Deel ook dit ingevulde document met de ‘beheerder zorgproducten’, zodat die dit kan inrichten in ZorgDomein.

Het zorgaanbod inrichten in ZorgDomein

Nu het zorgaanbod is bepaald, is het tijd om dit aanbod in ZorgDomein in te richten. Het standaardaanbod dat reeds is ingericht kunt u aanpassen en uitbreiden.

Na de uitleg in de eerste bijeenkomst en op basis van dit artikel kunt u aan de slag met het inrichten van uw aanbod in ZorgDomein. Het standaardaanbod dat al is ingericht kunt u aanpassen en uitbreiden. Voor meer informatie over het beheer van zorgproducten kunt u onderstaande instructies volgen:

Met de knop ‘bulk bewerken’ kunt u in één keer een veld aanpassen van meerdere producten.
U geeft ieder product een publicatiedatum mee; door deze in de toekomst te zetten gaat uw aanbod nog niet live.
Heeft u meerdere schermvermeldingen? Zorg dan dat u het aanbod er goed in zet voor één schermvermelding. Als het aanbod definitief is, kunt u het daarna per product kopiëren naar de andere schermvermeldingen.
Een zorgproduct toevoegen- klik op de link naar het instructiefilmpje waarin wordt uitgelegd hoe u een zorgproduct kunt toevoegen:
Een zorgproduct verwijderen- klik op de link naar het instructiefilmpje waarin wordt uitgelegd hoe u een zorgproduct kunt verwijderen:
Een zorgproduct kopiëren- klik op de link naar het instructiefilmpje waarin wordt uitgelegd hoe u een zorgproduct kunt kopiëren:
Zorgproductonderdelen toevoegen aan een zorgproduct- klik op de link naar het instructiefilmpje in het geval u uitvoeringsverzoeken heeft ingericht:
Postcodes toevoegen(indien u thuiszorg biedt) - klik op de link naar het instructiefilmpje waarin uitleg wordt gegeven over het aanpassen of toevoegen van postcodegebieden voor thuiszorg:

En nu?

Als het zorgaanbod is ingericht, kunt u de consultant van ZorgDomein een seintje geven. De inrichting van het aanbod dient als input voor de werksessie. Eventuele vragen of problemen met het inrichten van het aanbod komen tijdens de werksessie aan bod. We doorlopen gezamenlijk het aanbod, passen het waar nodig aan en maken het definitief.