Week 1-2: Voorbereiding werksessie 1, Aanbod

In dit artikel vindt u informatie over de voorbereiding op werksessie 1. De implementatie is van start gegaan. De Voorwaarden voor Succes zijn getekend en de werksessies zijn gepland. Voor de eerste werksessie is het van belang om alvast na te denken over het zorgaanbod dat uw zorginstelling wilt gaan etaleren.

Samenvatting acties en verwachtingen

In deze tabel vindt u de acties die u van ZorgDomein kunt verwachten en welke acties er van de zorginstelling verwacht worden. Nadere informatie over deze acties vindt u verderop in dit artikel.

*Fase*	*Te verwachten van ZorgDomein*	*Te verwachten van Zorginstelling*
Voorbereiding aanbod	Bespreekt de voortgang van de voorbereiding met de projectleider. Is op afstand beschikbaar als er vragen zijn en/of om mee te denken.	Bepaalt het totaalaanbod voor de thuiszorgteams in ZorgDomein. Welke zorgproducten worden er geleverd? Bepaald de inhoud van de zorgproducten (informatie voor verwijzer en patiënt). Indien gewenst toetst de zorginstelling het aanbod nog bij verwijzers Vult de werkdocumenten ‘inhoud bepalen zorgproducten (excl. uitvoeringsverzoek) en ‘inhoud bepalen uitvoeringsverzoek’ in en deelt deze met de consultant van ZorgDomein.
Voorbereiding berichtverkeer & communicatie	Nodigt de verantwoordelijk beheerder uit. Bespreekt de voortgang van de voorbereiding met de projectleider. De consultant voert samen met projectleider een technische test uit. De consultant bereidt de werksessie voor en zorgt voor een agenda.	Voert samen met de consultant een technische test uit. Brengt in kaart welke personen er met ZorgDomein gaan werken – welke functies in een team moeten met ZorgDomein gaan werken?

Toelichting op het zorgaanbod in ZorgDomein

ZorgDomein is een etalage van het zorgaanbod van uw organisatie. Het zorgaanbod omschrijft u in zorgproducten. In ZorgDomein kunt u per team of regio het aanbod laten zien. Zo toont u de verwijzer welke zorg u levert en regelt u de instroom van verwijzingen en aanvragen. De eerste stap in de implementatie is: nadenken welke zorgproducten u in ZorgDomein wilt aanbieden.

Proces om het zorgaanbod in te richten

Voor het inrichten van aanbod zullen we de volgende stappen doorlopen:

de zorginstelling stelt het totale aanbod vast;
ZorgDomein richt per team het totale aanbod in;
de zorginstelling maakt het aanbod per team/regio op maat.

Voor werksessie 1 is het van belang om u voor te bereiden op stap 1.

Het zorgaanbod bepalen

ZorgDomein heeft een adviesinrichting gemaakt die als uitgangspunt kan dienen bij het bepalen van de zorgproducten. Bij de keuze voor deze producten overlegden we met verschillende VV&T’s en verwijzers; ook keken we naar het verwijsgedrag van verwijzers in ZorgDomein.

We hebben een adviesinrichting voor twee processen in ZorgDomein: het verwijsproces en het transferproces. In de scope van het plan van aanpak staat aangevinkt welk aanbod in deze implementatie zal worden opgepakt. Vul op basis hiervan het juiste document in:

Verwijsproces: download hier het Werkdocument voor de zorgproducten

Verwijsproces: download hier het Werkdocument voor het uitvoeringsverzoek

Transferproces: download hier het ‘Werkdocument – bepalen transferaanbod VV&T’

Als voorbereiding op werksessie 1 maakt u deze goede werkdocumenten op maat en stuur ze per e-mail naar consultant van ZorgDomein.

Tips bij het bepalen van het zorgaanbod

Een zorgproduct bestaat uit verschillende velden. Via deze velden geeft u informatie over het zorgproduct aan de verwijzer en aan de patiënt. De werkdocumenten geven voorbeelden voor de invulling van de zorgproducten. Hieronder een aantal tips om deze bestanden op maat te maken:

Bekijk de inrichting van andere zorginstellingen via een preview-account op ZorgDomein.
Leg de adviesinrichting van ZorgDomein naast de diensten die uw organisatie levert. Maak producten die u niet wilt aanbieden rood en kleur producten die u toevoegt groen. Zo weet de beheerder zorgproducten welke producten in ZorgDomein moeten worden aangepast.
Maak de teksten op maat voor uw zorginstelling. Zorg voor algemene teksten, want wat u hier opneemt zal voor alle teams ingericht worden.
Bedenk voor welke handelingen u een uitvoeringsverzoek wilt ontvangen en maak deze groen; kleur de handelingen die niet via een uitvoeringsverzoek hoeven rood.
Formuleer de zorgproducten kort en krachtig
Kies bij ieder zorgproduct het juiste zorgproducttype, zodat de verwijzer weet om welk type het gaat. Doorloop de beslisboom hieronder om uiteindelijk bij één van de vijf zorgproducttypes uit te komen.

En nu?

Deel de ingevulde werkdocumenten met de consultant van ZorgDomein. Ze dienen als input voor de werksessie. Eventuele vragen en problemen bij het invullen van het bestand kunnen tijdens de werksessie aan bod komen. Ook zullen we dan de bestanden waar nodig aanpassen en definitief maken. Dit vormt de basis voor de verdere implementatie.