Week 1-3: Voorbereiding werksessie, Berichtverkeer

In dit artikel vindt u informatie over het opstellen van een nieuw werkproces rondom het afhandelen van aanvragen. Berichten kunnen op verschillende manieren bij uw zorginstelling binnenkomen; de werkwijze hangt af van de manier die u kiest. Tot slot besteden we aandacht aan terugrapportage en het uitvoeren van een testaanvraag.

Samenvatting acties en verwachtingen

In deze tabel vindt u de acties die u van ZorgDomein kunt verwachten en welke acties er van de zorginstelling verwacht worden. Nadere informatie over deze acties vindt u verderop in dit artikel.

Type berichtverkeer

Er zijn drie typen berichtverkeer mogelijk binnen ZorgDomein:

• Ophalen uit de applicatie
• Beveiligde mail (Secure mail (Office 365, Google G-suite etc.), zorgmail (MEDSPE), VPN 
• Koppeling

De nieuwe werkwijze die uw organisatie gaat opstellen, hangt af van het gekozen type berichtverkeer. Zie ook Beveiligd berichtenverkeer inrichten.

Werkwijze bepalen: algemeen

Welke type berichtverkeer u ook kiest, het afhandelen van de aanvragen via ZorgDomein vereist altijd een nieuwe werkwijze. Zorg ervoor dat de ZorgDomein-documenten altijd in uw eigen informatiesysteem worden opgeslagen. Let op: documenten in ZorgDomein worden automatisch na 18 maanden verwijderd.

Een aanvraag bestaat altijd uit twee onderdelen:

• Afspraakbericht

Een logistieke aankondiging van het aanvraagformulier met daarin informatie over de patiënt, het zorgproduct en de verwijzer.

• Aanvraagformulier

Het daadwerkelijke aanvraagformulier met daarin (medische) informatie van patiënt.

Om het proces rondom de afhandeling van de aanvraag vorm te geven, kan het helpen om de volgende vragen te beantwoorden:

• Welke mailbox of werklijst wordt voor ZorgDomein gebruikt?
• Welke ZorgDomein-berichten komen waar binnen?
• Bij een mailbox: wie checkt de mailbox bij afwezigheid van één of meerdere personen genoemd bij de vorige vraag?
• Hoe wordt een afspraakbericht (zie voorbeeld op de vorige pagina) afgehandeld?
• Hoe wordt een aanvraag (zie voorbeeld op de vorige pagina) afgehandeld?
• Hoe worden eventuele bijlagen afgehandeld?
• Hoe wordt een eventuele nazending van bijlagen afgehandeld?
• Hoe wordt een eventuele annulering (zie voorbeeld op de vorige pagina) afgehandeld?

Na het beantwoorden van deze vragen kunt u het nieuwe proces vormgeven en delen met de betrokkenen. Hierbij nog twee tips:

• voorkom dubbel werk, dus zorg ervoor dat het voor (gelijktijdig werkende) collega’s helder is of een bericht al is afgehandeld of niet;
• zorg ervoor dat u vaak genoeg de mailbox checkt: de aangegeven toegangstijd van het zorgproduct gaat in op het moment dat de verwijzer de aanvraag doet.

Werkwijze bepalen: berichten ophalen

Kiest uw organisatie ervoor om berichten op te halen uit de applicatie van ZorgDomein? Dan is het van belang dat alle betrokkenen een persoonlijk account krijgen in ZorgDomein. Lees voor meer informatie over accounts de artikelen onder Beheer personen.

Ook is het belangrijk dat betrokkenen weten hoe zij deze aanvragen in de applicatie kunnen ophalen. Zie ook Berichten ophalen in ZorgDomein.

Werkwijze bepalen: beveiligde mail

Kiest uw organisatie voor beveiligde mail? Dan zal het aanvraagformulier direct binnenkomen in de mailbox en zijn hiervoor geen extra accounts in ZorgDomein nodig. Het is van belang dat het aanvraagformulier uit de mailbox wordt opgeslagen in uw eigen informatiesysteem.

Bepalen werkwijze: koppeling

Heeft uw organisatie gekozen voor een koppeling? Dan komt de aanvraag direct binnen in uw informatiesysteem en zijn er geen extra accounts in ZorgDomein nodig. De werkwijze voor de verdere afhandeling verschilt per informatiesysteem. Zie ook Implementatie van een koppeling & Informatie per (ontvangende) HL7 koppeling.  

In ZorgDomein is het mogelijk om een rapportage terug te sturen op een ontvangen aanvraag. Alleen medewerkers met een ZorgDomein-account kunnen hiervan gebruikmaken. Met een druk op de knop ‘Verslag uitbrengen’ krijgen ze in een template te zien dat ingevuld kan worden; ook kunnen ze een bijlage meesturen. Zie ook Verslag uitbrengen. 

Verslag uitbrengen

Overigens kunnen alleen medewerkers met een zorgverlenersaccount in ZorgDomein automatisch verslag uitbrengen. Medewerkers met een ondersteunend account moeten (eenmalig) gemachtigd worden door een zorgverlener om namens hem of haar verslagen te kunnen sturen.

Wil uw organisatie verslag kunnen uitbrengen, dan moet u hiervoor een werkwijze opstellen. Hieronder een aantal vragen die daarbij kunnen helpen:

• Hoe worden er nu berichten teruggestuurd richting verwijzers?
• Gaan we verslagen sturen voor alle aanvragen die via ZorgDomein binnenkomen of slechts voor een deel hiervan?
• Welke informatie willen we via een verslag terugsturen aan de verwijzer?
• Per product/cluster: welke medewerkers moeten er verslagen kunnen uitbrengen?
• Zijn er medewerkers die gemachtigd dienen te worden? En zo ja, wie gaat dat doen?
• Hoe borgen we een verslag (in ons informatiesysteem)?

Testaanvraag uitvoeren

Binnen ZorgDomein kunt u via Preview testberichten sturen. Dit heeft twee doelen:

• technisch testen om te bepalen of het berichtverkeer werkt; dit gebeurt in overleg met de consultant;
• functioneel testen om alvast ervaring op te doen met de nieuwe werkwijze; dit kan de projectgroep zelf doen wanneer hier behoefte aan is.

Zie ook Zorgaanbod inzien met Preview & Een testaanvraag uitvoeren.

Heeft uw organisatie een koppeling voor het ontvangen van de aanvragen? Dan is het belangrijk dat u deze zowel technisch als functioneel test.

• Technisch testen

Bij deze test controleert u op basis van een ZP- of ZD-nummer welke berichten zijn verzonden en welke berichten de zorginstelling heeft ontvangen. De technische test is geslaagd als het informatiesysteem de berichten kan verwerken en waar nodig aan elkaar kan koppelen.

• Functioneel testen

Hierbij test de zorginstelling het proces: hoe verloopt de verwerking van het afspraakbericht, de patiëntidentificatie en de verwerking in de agenda en/of de werklijst? Ook de verwerking van de aanvraagformulieren en de verwijsbrief inclusief bijlagen wordt functioneel getest.