In dit artikel vindt u informatie over:
Met de module ‘Bijlage’ kunnen verwijzers eenvoudig aanvullende bestanden meesturen met een verwijzing of aanvraag.
In dit artikel leest u hoe de implementatie van deze module bij uw zorginstelling verloopt.
1. Start implementatie
Er is een contract afgesloten voor de implementatie van de module ‘Bijlage’ binnen uw zorginstelling in ZorgDomein. Met deze module kunnen verwijzers bijlagen meezenden en nazenden bij verwijzingen en aanvragen.
Beschikt uw informatiesysteem over een koppeling met ZorgDomein, dan worden de bijlagen direct in uw systeem verwerkt.
ZorgDomein beschikt over een gespecialiseerd implementatieteam. Een van onze implementatiespecialisten neemt per e-mail contact op met de projectleider van uw zorginstelling om de implementatie te starten.
2. Betrekken van uw leveranciers (EPD)
Dit is alleen van toepassing wanneer er een koppeling is tussen ZorgDomein en uw informatiesysteem.
Voor een succesvolle implementatie is het essentieel om uw informatiesysteemleverancier vanaf de start te betrekken.
Bespreek vooraf:
- Of er aanpassingen in het systeem nodig zijn.
- Of er capaciteit beschikbaar is om deze door te voeren.
- Welke kosten of offerte van toepassing zijn.
Daarnaast is het belangrijk de technische specificaties van de berichten samen door te nemen en de impact op de bestaande infrastructuur te bepalen. De specificaties vindt u op onze Integrator-website.
De implementatie kan pas starten zodra de leverancier is aangehaakt en het informatiesysteem gereed is om berichten uit ZorgDomein te ontvangen.
3. Gegevens aanleveren voor de implementatie
a) Mogelijke bestandstypen
De volgende bestandstypen worden standaard ondersteund: gif, jpeg, jpg, pdf, png, tif, tiff.
Deze instellingen worden door de implementatiespecialist ingericht.
Wilt uw organisatie sommige bestandstypen uitsluiten of juist extra formaten toestaan? Geef dit dan aan tijdens de inrichting.
Niet-standaard bestandstypen:
- Geluid en video: avi, mov, mp3, mp4, mpeg (meestal te groot en minder gangbaar).
- Office-documenten: doc, docx, rtf, xls, xlsx (gemakkelijk aan te passen, daarom niet standaard toegestaan).
b) Bestandsgrootte
- Maximale bestandsgrootte per bijlage: 10 MB (niet aanpasbaar).
- Maximale totale grootte van alle bijlagen samen: 20 MB (kan per cluster worden aangepast).
Ter illustratie van bestandsgrootte bij video-opnames:
- 1 minuut 8K-video ≈ 600 MB
- 1 minuut 4K-video ≈ 375 MB
- 1 minuut Full HD-video ≈ 130 MB
- 1 minuut HD-video ≈ 60 MB
c) Inrichting per cluster
ZorgDomein richt de module ‘Bijlage’ in per cluster in. Bespreek daarom door welke clusters dit betreft. Voor sommige clusters, zoals functieonderzoek, beeldvormend onderzoek, zijn bijlagen niet altijd nodig.
Wanneer uw organisatie geen EPD-koppeling heeft, kunnen bijlagen via de ZorgDomein-applicatie worden ingezien of gedownload. Medewerkers moeten hiervoor:
- Inloggen met een persoonlijk ZorgDomein-account.
- Een medische functie hebben.
- Rechten hebben op de betreffende clusters.
4. VPN-verbinding opzetten of uitbreiden
Worden bijlagen via een koppeling direct in uw informatiesysteem geleverd, dan vraagt de implementatiespecialist om het IP-adres en poortnummer voor zowel de test- als productieomgeving.
Als het opgegeven IP-adres nog niet in de bestaande VPN is opgenomen, of er nog geen VPN aanwezig is, moet deze worden opgezet of uitgebreid.Dit kan eenvoudig via het VPN Request Portal. Houd rekening met een verwerkingstijd van circa 5 werkdagen.
5. Testomgeving inrichten
De implementatiespecialist controleert of er een testomgeving beschikbaar is; deze is nodig om de bijlagekoppeling te kunnen testen.
Voor betrouwbare resultaten adviseren wij om een recente kopie van de productieomgeving te gebruiken.
Meer informatie:
6. Technische en functionele test (met implementatiespecialist)
Voordat de module ‘Bijlage’ live gaat, voert de implementatiespecialist een test uit.
ZorgDomein verstuurt daarvoor een proefverwijzing met een bijlage om te controleren of het informatiesysteem het bestand correct ontvangt.
7. Functioneel testen door de zorginstelling
Na de technische test test de zorginstelling zelf functioneel of de bijlage correct verwerkt wordt binnen het informatiesysteem.
Wanneer dit goed verloopt, wordt toegewerkt naar de livegang.
De implementatiespecialist zorgt ervoor dat de module ‘Bijlage’ daarna voor alle relevante clusters in productie beschikbaar is.
8. Interne en externe communicatie
Zorg dat alle betrokkenen op de hoogte zijn:
- Weten medewerkers en specialisten waar bijlagen in het systeem te vinden zijn?
- Moeten verwijzers geïnformeerd worden over de nieuwe mogelijkheid om bijlagen mee te sturen?
9. Livegang met de koppeling
Controleer vooraf of de firewall toegang geeft tot de poort waarop de bijlagen worden ontvangen.
De implementatiespecialist activeert de koppeling op de vooraf afgesproken datum en tijd, waarna het verzenden van bijlagen via ZorgDomein mogelijk wordt.