Migratie EPD

In dit artikel vindt u meer informatie over de mogelijke werkzaamheden bij de migratie van een EPD (bijvoorbeeld de overstap naar een nieuwe EPD, maar ook een versie upgrade). Het is van belang deze migratie tijdig met de ZorgDomein Accountmanager te bespreken zodat er ondersteuning vanuit ZorgDomein kan worden ingepland.

Voorbereiding

1. Verwijzers informeren
   • Laat verwijzers weten dat deze upgrade eraan komt.
   • Vraag hun om nieuwe verwijzingen, indien mogelijk, even uit te stellen totdat het nieuwe EPD live is.
2. ZorgDomein-koppeling tijdelijk sluiten
   • Op het afgesproken moment dat het oude EPD offline gaat, moeten de poorten voor ZorgDomein worden gesloten (dit gebeurt bij de klant op de firewall of de communicatieserver).
   • Waarom is dit nodig? Als de poorten dicht zijn, kan ZorgDomein geen verbinding maken. Het systeem bewaart de HL7 berichten dan veilig in een tijdelijke wachtrij (queue) totdat het nieuwe EPD werkt. Ze gaan zo niet verloren.
3. Duur van de overstap (downtime)
   • Uit ervaring weten we dat het systeem meestal 1 tot 2 dagen uit de lucht is.
   • Duurt de overstap onverwachts langer of verwachten jullie een groot aantal berichten? Overleg dit dan met de betrokken implementatiespecialist.
4. Berichten opnieuw verzenden na de migratie
   • Moeten er na de overgang berichten opnieuw verzonden worden? Bespreek dit dan op tijd met de accountmanager.
   • Wij hebben de ZD-nummers nodig om dit te kunnen doen.
   • Let op: Filter geannuleerde verwijzingen of orders vooraf uit de lijst. Zo voorkomen we dat het systeem foutmeldingen geeft bij het opnieuw verzenden.

De Migratie (oude EPD gaat uit)

Soms wordt naast het EPD ook de communicatieserver (bijv. Cloverleaf) vervangen. Raadpleeg hiervoor het artikel over de migratie van de communicatieserver: Communicatieserver (bijv. Cloverleaf) migratie.

Actiepunten bij het uitzetten van het oude EPD:

• Nieuwe adressen instellen: Krijgt u een nieuwe communicatieserver? Dan moeten alle huidige bestemmingen in ZorgDomein een nieuw IP-adres (en eventueel een nieuw poortnummer) krijgen. De implementatiespecialist moet deze wijziging doorvoeren.
• SQAPI-url aanpassen: Verandert de url van de SQAPI? Dan moet de implementatiespecialist dit ook aanpassen.
• Cruciale timing: Deze wijzigingen moeten precies uitgevoerd worden op het moment dat het oude EPD wordt uitgezet.
• Waarom is dit belangrijk? Zo zorgen we ervoor dat alle verwijzingen en aanvragen tijdens de downtime direct in de juiste wachtrij (HL7-queue) belanden, met het juiste communicatieprotocol. Doet u dit later, dan lopen berichten vast op een oud IP-adres of een niet meer ondersteund protocol.

Dag van de live-gang (nieuwe EPD gaat aan)

• Zodra het nieuwe EPD in de lucht is, kan de klant de poorten voor ZorgDomein weer openzetten.
• ZorgDomein maakt dan vanzelf weer verbinding en levert alle bewaarde HL7-berichten uit de wachtrij (queue) automatisch af in het nieuwe EPD.

Aandachtspunt voor de HiX migratie

Tijdens de downtime werkt het verwijzersportaal niet. Hierdoor kunnen verwijzers de SQAPI¹ niet bereiken en komen alle ZorgDomein-verwijzingen binnen als zogenaamde fallback-verwijzingen.

• Verwachtingsmanagement: Wilt u weten hoeveel fallback-berichten u ongeveer kunt verwachten? Maak dan in Regie een export van een vergelijkbare periode (bijvoorbeeld dezelfde dagen in de week ervoor).
• Tijdslijn: Meestal gaat HiX op donderdag offline en vrijdagochtend weer online. De toegang wordt in fases vrijgegeven: eerst de HiX-beheerders, later de poli's en tot slot de verwijzers en patiënten.

Het verwerken van de HiX-fallback (Stappenplan)
Zodra de HiX-beheerder weer toegang heeft, kan het verwerken van de fallback beginnen. Chipsoft heeft hiervoor een procedure die normaal uit twee onderdelen bestaat: (1) het verwerken in HiX en (2) het opnieuw opvragen en verzenden in ZorgDomein.

Volg deze stappen voor de meest efficiënte verwerking (het minste werk):

1. Houd de poorten dicht: Zorg dat de poorten voor de HL7-berichten nog gesloten zijn.
2. Verwerken in HiX: Verwerk de verwijzingen of aanvragen alleen handmatig in HiX (actie 1 uit de Chipsoft-procedure). Sla de stap in ZorgDomein over.
3. Zet het portaal weer aan: Zet het SQAPI-verwijzersportaal zo snel mogelijk weer online. Dit voorkomt dat er nog meer nieuwe fallback-berichten binnenkomen.
4. Zet de poorten weer open: Is de hele fallback handmatig in HiX verwerkt? Zet dan pas de poorten van de ZorgDomein-bestemmingen weer open.
5. Automatische verwerking: ZorgDomein maakt nu weer verbinding en levert alle HL7-berichten af. Omdat u stap 2 al heeft gedaan, worden deze berichten nu automatisch en foutloos verwerkt in HiX.

¹Voor de werking van de SQAPI-url zie HiX (Chipsoft)