Transfer dashboard voor coördinatiepunten

Om beter aan te sluiten op de werkprocessen rondom zorgcoördinatie voor de VV&T hebben wij een patiënt gebaseerde weergave ontwikkeld. De voordelen van deze weergave zijn: 

• Real-time updates waardoor je altijd zicht hebt op de laatste status van de patiënt 
• Meer mogelijkheden voor interne samenwerking op het coördinatiepunt 
• Alle transacties van de patiënten worden op de patiëntpagina overzichtelijk bij elkaar getoond 
• Controle over de werklijst 

Het patiëntgebaseerde overzicht

De verschillende dashboards

Na het klikken op de knop “Transfer” in de menubalk boven in beeld wordt een dashboardpagina geopend. 

Een dashboard is een lijst van patiënten. Voor het coördinatiepunt zijn de volgende dashboards beschikbaar. 

• Inkomende patiënten 
  • Werklijst 
  • Archief 
• Uitgaande patiënten 
  • Werklijst 
  • Archief 

Het is mogelijk te wisselen tussen de dashboards met de menubalk aan de linkerzijde. De kolommen in het dashboard zijn voor iedereen hetzelfde, door middel van filters kan de lijst met getoonde patiënten worden aangepast. 

Een patiënt beweegt als het ware over de dashboarden heen. Het dashboard geeft het overzicht van de patiënt in de betreffende stroom (inkomend/uitgaand). Bijvoorbeeld: 

1. Er is een nieuw coördinatieverzoek ontvangen 
   • Status van de patiënt op de inkomende werklijst is 'open'
   • Patiënt is nog niet zichtbaar op de werklijst van de uitgaande patiënten 
2. Het coördinatieverzoek wordt in behandeling genomen en er wordt een werkdocument aangemaakt. 
   • Status van de patiënt op de inkomende werklijst is 'in behandeling' 
   • Status van de patiënt op de uitgaande werklijst is 'in concept'
3. Het werkdocument wordt afgerond en er wordt een plaatsingsverzoek verstuurd 
   • Status van de patiënt op de inkomende werklijst blijft 'in behandeling'
   • Status van de patiënt op de uitgaande werklijst wordt 'wacht op antwoord'
4. Het plaatsingsverzoek wordt geaccepteerd 
   • Status van de patiënt op de inkomende werklijst blijft 'in behandeling'
   • Status van de patiënt op de uitgaande werklijst wordt 'geaccepteerd'
5. Het plaatsingsverzoek wordt bevestigd en de gevonden plaats is terug gekoppeld voor het coördinatieverzoek 
   • Status van de patiënt op de inkomende werklijst wordt 'afgerond'
   • Status van de patiënt op de uitgaande werklijst wordt 'acceptatie bevestigd'

De kolommen in de dashboards 

In het dashboard is de volgende informatie/kolommen terug te vinden. 

Patiëntgegevens 

Deze kolom toont de naam en geboortedatum van de patiënt. Hier kan ook via de zoekbalk op gezocht worden.

Status van een patiënt en updates 

Per patiënt en per dashboard wordt één status getoond. Zoals in bovenstaand voorbeeld zichtbaar was verschilt de status voor 1 patiënt afhankelijk van het dashboard waar in wordt gekeken (Inkomend of Uitgaand). 

Het kan zijn dat er meerdere plaatsingsverzoeken voor dezelfde patiënt zijn verstuurd, bijvoorbeeld omdat het eerste verzoek is afgewezen. In dit geval wordt je hierover in het overzicht geïnformeerd via de indicator 'Meerdere statussen'. Als je vervolgens met je muis op deze indicator gaat staan, krijg je meer informatie over de status per transactie/organisatie. 

Alle informatie bij een patiënt wordt real-time bijgewerkt. Als er een update is voor een patiënt, bijvoorbeeld bij acceptatie van een plaatsingsverzoek of een nieuw chatbericht, wordt dit vrijwel direct getoond in het betreffende dashboard. Dit is herkenbaar aan de blauwe markering van de patiëntregel.

Chatberichten 

Indien er een nieuw chatbericht voor een patiënt is ontvangen, is dit zichtbaar via de kolom 'chat' en het oranje bolletje. 

• Indien een oranje bolletje getoond wordt naast één of meerdere dashboards in het menu aan de linkerzijde, is er een nieuw bericht voor een patiënt in de betreffende (gefilterde) lijst. Dit betekent dus ook dat als er een chat-bericht wordt ontvangen voor een patiënt buiten de toegepaste filters, dat hier geen bolletje voor wordt getoond.
• In de regel waarin een patiënt getoond wordt is tevens te zien of er ongelezen chatberichten zijn, dit is eveneens terug te vinden op basis van het oranje bolletje.
• Het is mogelijk de lijst van patiënten te sorteren op basis van of er ongelezen berichten zijn.

Bovenstaande geldt zowel voor de werklijst als het archief. 

Ingestuurd door/uitstaand bij

In deze kolom is eenvoudig terug te zien door wie het coördinatieverzoek is ingestuurd of naar wie het plaatsingsverzoek is gestuurd. 

Indien er meerdere VV&T organisaties zijn aangeschreven, bijvoorbeeld omdat een eerder verzoek is afgewezen, is zichtbaar hoeveel organisaties zijn aangeschreven. Bijvoorbeeld '2 organisaties'. Door met de cursus op de indicator 'meerdere statussen' bij de patiëntstatus te staan, is inzichtelijk om welke organisaties het gaat. 

Ontvangen / verstuurd 

Om de regionale afspraken qua reageertermijnen te monitoren zie je in ieder dashboard de datum en het tijdstip van het eerste ontvangen/verzonden verzoek binnen dit transferproces. 

Dit wil zeggen: 

• Het coördinatieverzoek wordt op 9 december om 11:14 uur ontvangen. De datum in de kolom ontvangen geeft deze datum weer. Indien er een tweede coördinatieverzoek is ontvangen op 9 december om 15:10 uur en zichtbaar is in de tab 'actuele transacties' op de patiëntpagina', wordt de datum en het tijdstip van het eerste ontvangen coördinatieverzoek (9 december 11:14 uur) weergegeven op het dashboard. Indien het eerste coördinatieverzoek is verplaatst naar de tab 'eerdere transacties' op de detailpagina, wordt 9 december 15:10 uur getoond in het dashboard. 

• Plaatsingsverzoek 1 wordt om 14:30 uur op 10 december verstuurd en uiteindelijk afgewezen. Dit plaatsingsverzoek wordt hergebruikt en op 11 december om 08:52 wordt een nieuw plaatsingsverzoek verstuurd. De datum in het dashboard is in dit geval 10 december 14:30 uur.

   

Zorgbehoefte 

Om goed overzicht te krijgen van de patiënten en de zorg waarvoor gecoördineerd wordt, is er een kolom met 'zorgbehoefte' in het dashboard aanwezig.

1. Voor een nieuw ontvangen coördinatieverzoek wordt dit label ingevuld, indien dit via productbeheer is ingegeven. 
   • De zorgbehoefte voor het Transferscherm kan in stap 3 'Instroom regelen' worden ingevoerd. Indien hier niks wordt ingevuld, wordt er ook geen waarde in de kolom in het dashboard ingevuld bij het ontvangen van een nieuw verzoek.
     

2. Indien na de triage blijkt dat de patiënt een andere zorgbehoefte heeft, kan je dit aanpassen door de zorgvraag aan te klikken en de nieuwe waarde te selecteren. 

   

   Indien de waarde nog niet bestaat, kan je deze toevoegen door te typen in de zoekbalk en "MPT" toevoegen aan te klikken of onderaan bij 'nieuw item' de waarde in te voeren en vervolgens op de + te klikken.

    

   Om de voortgang en samenwerking te ondersteunen, worden wijzigingen in de zorgvraag geregisteerd. Deze kan je raadplegen via het klok icoontje.

   

   De wijzigingen worden getoond in een apart scherm met datum en naam van de collega die de zorgvraag heeft aangepast. 

   

Handig om te weten: 

• Het toekende label voor zorgbehoefte is zichtbaar op alle dashboards, maar alleen voor het coördinatiepunt.

• In het dashboard kun je via het 'poppetjes' icoon zien of de zorgbehoefte is aangepast. Indien er geen poppetje voor de zorgbehoefte staat, is dit toegekend vanuit het productbeheer als initiële zorgvraag.

  

   

Toegewezen

Om een lijst met relevante patiënten te kunnen tonen en de onderlinge samenwerking te verbeteren, kan je in het Transferscherm patiënten toewijzen aan de betreffende collega die voor deze patiënt verantwoordelijk is. Je kan hiermee bijv. filteren op jouw eigen patiënten, maar ook op specifiek de patiënten van een collega die vandaag afwezig is en die jij overneemt. De toegewezen kolom werkt als volgt. 

1. De persoon die de eerste actie op een patiënt uitvoert (bijv. het in behandeling nemen van een coördinatieverzoek of het verzenden van een plaatsingsverzoek) wordt automatisch toegewezen als verantwoordelijk persoon. 
2. Het is mogelijk om de toegewezen persoon bij te werken door op de naam te klikken. Er opent een 'dropdown'. Selecteer de nieuwe waarde.

3. 

4. Niet toegewezen patiënten, kunnen binnenkort in de weergave worden getoond, omdat er een filterwaarde 'niet toegewezen' beschikbaar komt. 

Voor zowel de waardes bij 'toegewezen' als 'zorgbehoefte' geldt dat deze behouden blijven als een patiënt worden gearchiveerd. Op het moment dat de patiënt naar de werklijst wordt verplaatst omdat er een nieuw verzoek is ontvangen, worden de eerder toegekende labels verwijderd. 

Het archief en patiënten archiveren

Het is mogelijk om patiënten te verplaatsen vanuit de werklijst naar het archief en andersom. Hiervoor kan de knop archiveren, of dearchiveren, gebruikt worden aan de rechterzijde van de regel waarin de patiënt getoond wordt. 

Het archief kan bijvoorbeeld gebruikt worden om patiënten naar te verplaatsen als de zorgcoördinatie is afgerond. Zo kan een ‘schone’ werklijst gehanteerd worden.

Het archiveren en dearchiveren gebeurt per dashboard en is handmatig. Met andere woorden: een patiënt die van de uitgaande werklijst wordt gearchiveerd, is nog zichtbaar op de inkomende werklijst. 

Dit betekent ook dat bijvoorbeeld bij een statusverandering van een patiënt in het archief de patiënt niet automatisch naar de werklijst wordt verplaatst. 

• NB: Indien er een nieuwe transactie voor een patiënt wordt verstuurd/ontvangen, verplaatst de patiënt wel weer naar de werklijst. Op dit moment wordt de toekende labels voor 'toegewezen' en 'zorgbehoefte' verwijderd. 
• NB: indien een chat wordt ontvangen voor een gearchiveerde patiënt, wordt er een oranje bolletje naast het dashboard getoond.

Sorteren, filteren en zoeken

De lijst van patiënten kan op diverse manier gesorteerd worden. Door te klikken op de naam van een kolom (zoals ‘Patiënt’, 'Toegewezen' of ‘Laatste update’) wordt een sortering op die kolom toegepast. Door nog een keer op de kolomnaam te klikken wordt de volgorde van de sortering omgedraaid.

Tevens is het mogelijk om te filteren op (indien van toepassing) de clusters binnen de organisatie, de zorgbehoefte en aan wie de patiënten zijn toegewezen. De laatst toegepaste filters worden in de volgende sessie opnieuw toegepast. 

Om nog meer overzicht te krijgen is het daarnaast mogelijk om te zoeken in de lijst van de patiënten. Het is mogelijk te zoeken op:

• Naam van de patiënt
• Geboortedatum patiënt
• Naam van de zorginstelling waar een plaatsingsverzoek is ingediend

Zoeken gebeurt altijd in het op dat moment geopende dashboard. Er kan niet gezocht worden in de werklijst en het archief tegelijkertijd of in zowel de inkomende als uitgaande patiënten.

Patiëntpagina 

Vanuit een dashboard kan doorgeklikt worden op een patiënt. Vervolgens wordt een lijst van coördinatie-, plaatsingsverzoeken en eventuele overdrachten getoond die betrekking hebben op de zorgcoördinatie/transfer van die betreffende patiënt. De layout van deze pagina komt mogelijk bekend voor, aangezien dit 'gewoon' regie is. Vanuit dit overzicht kunnen acties worden ondernomen, zoals het beantwoorden van een verzoek, het versturen van een chat-bericht of het hergebruiken of annuleren van een plaatsingsverzoek zoals dat nu ook werkt in regie. Ook kunnen in dit scherm notities worden toegevoegd ten behoeve van de interne samenwerking. 

Overzicht transacties 

In dit scherm wordt onderscheid gemaakt in transacties via 2 tabbladen. 

1. Actuele transacties

   

    
   Transacties die relevant zijn voor dit transferproces. Indien een eerder verzoek tot een plaatsing heeft geleid en er wordt een nieuw verzoek verstuurd, wordt dit gezien als een nieuw transferproces.
    

2. Eerdere transacties

   

   Om een goed beeld te hebben van de patiënt, tonen we ook eerdere transacties die voor de patiënt zijn verstuurd. Nu betreft dit nog transacties verstuurd nadat we het Transferscherm hebben aangezet en die maximaal 3 maanden oud zijn. We gaan dit gelijktrekken aan de 18 maanden die jullie gewend zijn binnen Regie. 

Interne notities 

De overdracht van een lopend transferproces kan door de personele wisselingen uitdagend zijn op een coördinatiepunt. In de ideale situatie heeft iedereen toegang tot dezelfde informatie met betrekking tot de laatste stand van zaken. Om die reden hebben we de interne notities toegevoegd. Een centrale plek waar openstaande punten t.a.v. het transferproces gedeeld kunnen worden met andere personen in het cluster waar de verzoeken op ontvangen of uit verstuurd zijn. 

Je vindt de interne notities achter het icoontje rechtsboven. Als je hierop klikt, verschijnt het zijpaneel voor de interne notities. 

Het toevoegen van een interne notitie gaat eenvoudig door in het tekstvak te typen en vervolgens de notitie te versturen. De interne notities worden gekoppeld aan de verzoeken en bijbehorende clusters die op dat moment onder 'actueel' staan. Een collega die de niet in hetzelfde cluster werkzaam is als jij, heeft dus ook geen toegang tot de notities. Op deze manier waarborgen we de privacy van de patiënt door ongeoorloofde inzage zoveel mogelijk te beperken. Zodra de verzoeken naar 'eerdere transacties' verplaatsen, worden ook de notities verplaatst naar 'eerdere notities'. 

Bij iedere interne notitie is de volgende informatie beschikbaar: 

• Wie heeft de notitie geschreven.
• Wanneer is de notitie geschreven.
• De optie om de notitie te verwijderen. 

Belangrijk om te weten over de interne notities: 

• Medisch inhoudelijke informatie dient in het werkdocument en/of plaatsingsverzoek geregistreerd te worden, niet in de interne notities. 
• Ze zijn alleen inzichtelijk voor 'jouw' organisatie en worden niet meegestuurd naar de zorgaanbieders/ontvanger van het coördinatie- en/of plaatsingsverzoek. 

• Na 18 maanden worden ook de interne notities verwijderd. 

   

Aanvraag buiten ZD om

Het kan natuurlijk voorkomen dat een patiënt bij het coördinatiepunt wordt aangemeld buiten ZorgDomein om (bijvoorbeeld via Zorgmail of telefonisch). Voor dergelijke aanvragen, kan er een tijdelijk dossier (werkdocument) wordt aangemaakt via de knop rechts boven in het scherm. 

1. Vul de patiëntgegevens in - om in het Transferscherm zichtbaar te zijn is een BSN-nummer verplicht 
2. Selecteer het cluster 
3. Het werkdocument wordt getoond. Hier kan de informatie over de patiënt worden verzameld in het aanvraagformulier zoals dit ook door de verwijzers wordt gebruikt. 
4. Vanuit dit werkdocument kan er vervolgens - zoals binnen de reguliere flow - een plaatsingsverzoek worden aangemaakt. 

Zaken om op te letten in de pilot

Natuurlijk zijn we heel benieuwd naar alle ervaringen met deze nieuwe dashboard functionaliteit. Een paar zaken zijn we éxtra benieuwd naar:

• Is de status die getoond wordt bij een patiënt altijd logisch?
• Wordt er informatie gemist na het klikken op een patiënt?
• In welke situaties wijk je nog uit naar het regiescherm? 
• Is het werkbaar om met verschillende dashboards voor inkomende en uitgaande patiënten te werken ?
• Hoe helpt de kolom zorgbehoefte in het goed kunnen opvolgen van een patiënt? 

Goed om te weten

• Nadat er drie maanden geen wijziging heeft plaatsgevonden voor een patiënt wordt deze automatisch uit het betreffende dashboard verwijderd. De informatie en transacties voor deze patiënt zijn via regie zoals gebruikelijk 18 maanden beschikbaar.
• De dashboards zijn ingestoken op meer overzicht en grip bieden rondom de plaatsing van een patiënt. Het vervangt momenteel geen functionaliteit. Alle werkwijzen en acties die nu via het regiescherm plaatsvinden zijn nog steeds in stand.
• Patiënten waarvoor geen BSN is geregistreerd in ZorgDomein worden vanaf 1 juli ook getoond in het dashboard. Deze patiënten worden voorzien van een logo van een identiteitskaart met een streep erdoorheen. Indien een plaatsingsverzoek voortkomt uit een coördinatieverzoek worden beide verzoeken op de detailpagina van de patiënt getoond. Indien er meerdere transfers voor deze patiënt hebben plaatsgevonden, kunnen wij deze transfers/verzoeken niet aan elkaar koppelen omdat we geen unieke identifier (BSN) voor deze patiënt hebben. De patiënt zal daardoor meerder keren in de lijst voor kunnen komen.