In dit artikel vindt u informatie over:
De ZorgDomein Ordermanager maakt het mogelijk om laboratoriumdiagnostiek volledig digitaal af te handelen. De Ordermanager is eenvoudig op een smartphone te gebruiken. Dat maakt deze oplossing ideaal voor bloedafname op prikposten of thuisprikken.
In dit artikel vindt u informatie over de implementatie van de Ordermanager in uw organisatie. Alle verschillende fasen van de implementatie komen aan bod. Gaat u de Ordermanager breed inzetten in uw organisatie, doorloopt u dan alle stappen. Dat is niet nodig wanneer de scope van dit project zich beperkt tot één afnamelocatie. In veel gevallen gaat de implementatie van de Ordermanager overigens gepaard met die van de Ordermodule; is dat het geval, dan worden de stappen in dit artikel meegenomen in de implementatie van de Ordermodule.
Startbijeenkomst
Tijdens de startbijeenkomst van de implementatie komt de projectgroep bij elkaar om kennis te maken en een demo van ZorgDomein te bekijken. We bespreken het belang van een goede inrichting van laboratoriumdiagnostiek, en belichten de verschillende onderdelen van de implementatie. De projectgroep bespreekt de livedatum, de contactmomenten en benodigde stappen op ICT-gebied. Ook bespreken we hoe uw zorginstelling de aanvragers van diagnostiek gaat informeren.
Op basis van de startbijeenkomst maakt de ZorgDomein-consultant een voorstel voor de planning. Is deze planning akkoord, dan wordt de projectleider van uw zorginstelling hiervoor verantwoordelijk. Samen met het projectteam stelt de projectleider de doelstellingen van het project op.
Aanvraagproces
Om de ZorgDomein Ordermanager optimaal in de organisatie in te bedden, is het noodzakelijk om inzicht te hebben in de huidige aanvraagprocessen. Daarom inventariseren we de huidige processtappen (aanvragen, uitvoeren, beoordelen en terugkoppelen resultaat), de betrokkenen (denk aan zorgvragers, medewerkers afnamelocatie, thuisprikkers en baliepersoneel) en verschillende aanvraagprocessen (denk aan spoed- en thuisafname). Daarbij wordt per stap uitgewerkt welke specifieke informatie op welk moment nodig is. Deze analyse van het aanvraagproces maken we voor alle verschillende typen laboratoriumdiagnostiek die binnen de scope van deze implementatie vallen.
Onderdeel van het aanvraagproces is de manier waarop aanvragers van laboratoriumdiagnostiek hun patiënt informeren. Via ZorgDomein kan dat op verschillende manieren:
- mondeling
- digitaal via ZorgDomein
- met een papieren patiëntbericht
De mogelijkheid van informeren via sms is een keuze voor uw zorginstelling; deze optie moet dan apart worden geconfigureerd in ZorgDomein. Het gehele papierloze aanvraagproces via ZorgDomein is anders dan zorgvragers gewend zijn. Zodra de Ordermanager is ingericht, testen we het proces met de zorgvragers, medewerkers afnamelocatie en andere stakeholders.
Berichtverkeer
Deze fase bestaat uit drie stappen:
- De afnamedienst digitaliseren
- De ICT-infrastructuur inrichten
- Koppeling(en) testen
De afnamedienst digitaliseren
Voor het functioneren van de Ordermanager moeten alle afnamelocaties toegang hebben tot de digitale aanvragen. De medewerkers moeten bijvoorbeeld beschikken over een mobiele telefoon met de Ordermanager app en over een ZorgDomein-accounts. Uw zorginstelling is hiervoor verantwoordelijk.
De ICT-infrastructuur inrichten
Bij de invoering van de Ordermanager speelt ICT een belangrijke rol: er komen aanpassingen in de ZorgDomein-koppeling en in het informatiesysteem van uw zorginstelling. Het projectteam werkt in overleg met ZorgDomein een ICT-stappenplan uit, gebaseerd op de analyse van het aanvraagproces. Dit plan bestaat uit twee hoofditems:
- Berichtuitwisseling: op basis van de HL7-berichtspecificaties werkt de Zorginstelling een berichtenflow uit.
- Afhandeling van digitale aanvragen bij de Zorginstelling: Op basis van de procesanalyse maakt het projectteam een gedetailleerd plan, onder meer voor de afhandeling van de identificatie en BSN-verificatie van de patiënt, de identificatie van de zorgvrager en de (eventuele) afhandeling van het thuisprikken.
Koppeling(en) testen
Het testen van de koppeling(en) bestaat uit twee onderdelen. Ten eerste voert ZorgDomein samen met uw zorginstelling een technische test uit: werkt de verbinding tussen ZorgDomein en het informatiesysteem van uw zorginstelling?
Ten tweede controleren we of de HL7-berichten op de juiste plek binnenkomen en op de juiste wijze worden afgehandeld. Uw zorginstelling voert deze testen zelfstandig uit, zo nodig met ondersteuning van ZorgDomein. Om de doorlooptijd van het testen zo kort mogelijk te houden is het van belang om met het projectteam vooraf een helder testplan op te stellen; ZorgDomein levert hiervoor input aan.
Communicatie
In deze fase stelt uw zorginstelling alle betrokkenen op de hoogte van de nieuwe werkwijze. Intern is het in elk geval van belang om de laboratorium- en afnamemedewerkers voor te bereiden. Verder verandert mogelijk de werkwijze voor de zorgvragers. Zij moeten weten dat zij vanaf de live-datum hun transacties via ZorgDomein kunnen sturen. Samen met uw zorginstelling kan ZorgDomein instructiebijeenkomsten voor de zorgvragers verzorgen. Tot slot bepalen we wie de aanspreekpunten bij beide organisaties zijn, zodat de communicatielijnen na de live-gang duidelijk zijn.