Instructie "Werken met een coördinatieverzoek"

Via een coördinatieverzoek kan de aanvrager informeren of bemiddelen of triage uitvoeren voor een bepaalde cliënt of een type zorg mogelijk is. Het coördinatiepunt neemt dit coördinatieverzoek in behandeling of wijst het af. Bij het in behandeling nemen, kan het coördinatiepunt via een werkdocument verdere informatie over de casus vastleggen en de aanvraag doorsturen naar een VV&T.

Persoonlijk ZorgDomein-account

Om coördinatieverzoeken te kunnen ontvangen en verwerken, hebben medewerkers een persoonlijk account nodig met de rol zorgcoördinator; dit in verband met de privacywetgeving. De Verantwoordelijk Beheerder van het coördinatiepunt kan de medewerker voor een ZorgDomein-account uitnodigen. De beheerder koppelt de medewerker dan aan het cluster waarvoor hij of zij coördinatieverzoeken mag inzien en oppakken. Zie ook Clusters in ZorgDomein.

1. Een coördinatieverzoek ontvangen

Een zorgorganisatie kan een coördinatieverzoek op verschillende manieren ontvangen: via een koppeling, direct in de mail of door het op te halen in ZorgDomein na ontvangst van een notificatiemail. Een coördinatieverzoek bestaat uit een aanvraagformulier met informatie en eventueel een bijlage.

2. Reageren op een coördinatieverzoek

De medewerker logt in op ZorgDomein en gaat naar 'Regie'. Een ontvangen coördinatieverzoek is zichtbaar in het regiescherm en kan worden teruggevonden via het filter 'Openstaand' (links in het scherm).

Wanneer je de transactie open klikt kan je het aanvraagformulier eventueel downloaden als PDF en je ziet hier ook de eventuele nazending.

Via de knop Inzien open je het aanvraagformulier.

Daarna is het mogelijk om twee acties uit te voeren:

Klik op Afwijzen als de cliënt niet in behandeling genomen kan worden door het coördinatiepunt. Vul de reden van afwijzing in. De verzender ontvangt een bericht over de afwijzing.
Klik op In behandeling nemen als de cliënt in behandeling genomen kan worden voor bemiddeling of triage.

Op het moment dat het coördinatieverzoek in behandeling is genomen, dan opent het werkdocument.

3. Heropenen van coördinatieverzoek

In het geval het coördinatiepunt concludeert dat er belangrijke informatie of bijlages ontbreken in de het coördinatieverzoek (dat nog de status ‘wacht op antwoord’ - voor de verwijzer - of ‘open’ - voor het coördinatiepunt). Is er nu de mogelijkheid voor de verwijzer om een verzoek te heropenen en deze informatie aan te vullen. Dit voorkomt dat de aanvraag hergebruikt/geannuleerd en opnieuw verzonden moet worden. NB: Als de status in behandeling is, verdwijnt de knop heropenen.

Indien er meer informatie nodig is om de patiënt te triëren kan de aanvrager een nazending sturen. Om de nazending te kunnen ontvangen moet dit in het cluster zijn ingericht, dit kan worden aangevraagd bij onze support afdeling.

Een nazending kan worden toegevoegd aan een coördinatieverzoek met de status 'Open' of 'In behandeling'. Indien de status van het verzoek 'Plaats gevonden' is, is het verzoek afgerond en is het niet meer mogelijk om een nazending te ontvangen.

Let op! Als de aanvrager een nazending stuurt wanneer het coördinatieverzoek de status 'In behandeling' heeft, krijgt de ontvanger hier geen aanwijzing voor. Wanneer de transactie wordt open geklikt, zie je wel een oranje bolletje bij de nazending staan, maar dit is niet zichtbaar vanuit het samenvattingsoverzicht. Het is daarom belangrijk om hier regionale werkafspraken over te maken, voordat de 'nazending' als mogelijkheid wordt aangezet.

4. Werkdocument compleet maken

In het werkdocument wordt alle informatie uit het aanvraagformulier van de initiële aanvrager overgenomen. Pas of vul deze informatie indien nodig aan om de triage compleet te maken.

Wil je het werkdocument op een later moment afronden? Klik dan onderaan het formulier of links bovenin op Later afronden. De status van het werkdocument wijzigt dan naar 'In concept'.
Het is mogelijk om met meerdere personen aan het werkdocument te werken. Dit kan alleen als het persoonlijk account gekoppeld is aan het cluster waar het coördinatieverzoek op binnen is gekomen.
Bovendien kunnen er notities voor bijvoorbeeld collega's op het werkdocument worden achtergelaten via Notitie maken, rechts bovenin het werkdocument onder het kopje 'Interne notities'. Deze informatie wordt later niet meegestuurd.
Als tijdens de triage blijkt dat de aanvraag toch afgewezen moet worden, klik dan op Verwijderen van het werkdocument. Hiermee krijgt het coördinatieverzoek van de verzender weer de status 'Open' en kan er alsnog gekozen worden voor de optie Afwijzen.
Indien de patiënt buiten ZorgDomein om geplaatst dient te worden, omdat de VV&T niet aanwezig is op ZorgDomein of er een ander coördinatiepunt geconsulteerd dient te worden. Dan is er een optie om het werkdocument als PDF te download. Dit kan via de knop 'Downloaden'. Er opent een PDF viewer vanuit deze knop, hier kan je vervolgens het bestand opslaan of printen. Na het downloaden dien je eerste plaats gevonden terug te koppelen richting de huisarts, voordat je het werkdocument kan verwijderen
- NB: Een werkdocument wordt tussentijds opgeslagen. Om er zeker van te zijn dat jouw laatste wijzigingen ook in het PDF bestand aanwezig zijn, raden we je aan om eerst op 'Later afronden' te klikken, het werkdocument opnieuw te openen en daarna te downloaden. Op deze manier weet je zeker dat je de laatste versie van het werkdocument download.

5. Vanuit werkdocument een plaatsingsverzoek versturen

Als het werkdocument compleet is, dan kan het werkdocument omgezet worden naar een plaatsingsverzoek aan de VV&T. Kies hiervoor onderaan het scherm voor Verder naar zorgaanbod. Het zorgaanbodmenu wordt geopend en je kunt een plaatsingsverzoek versturen voor de cliënt.

Bij het starten van de aanvraag voor een plaatsingsverzoek opent het aanvraagformulier met daarin alle informatie uit het werkdocument dat 1 op 1 is overgenomen.

Na het versturen van de aanvraag zullen er in het regiescherm 2 regels zichtbaar zijn. Eén coördinatieverzoek die verstuurd is vanuit de verwijzer (initiator) richting het coördinatiepunt en één plaatsingsverzoek die vanuit het coördinatiepunt verstuurd is naar de VV&T.

Wil je een verstuurd plaatsingsverzoek van een collega bekijken? Vink dan in Regie links bovenin 'Items van collega's' aan.

6. Plaats gevonden terugkoppelen aan aanvrager

Als er een plek is gevonden bij een VV&T-instelling, dan is het van belang om in het plaatsingsverzoek de acceptatie te bevestigen.

Vervolgens kan de aanvrager van het coördinatieverzoek hiervan op de hoogte worden gebracht via de knop Plaats gevonden terugkoppelen.

De door de VV&T instelling ingevulde informatie wordt voor ingevuld. Het is mogelijk om deze informatie aan te vullen of te wijzigingen, met uitzondering van de organisatienaam en het afleveradres van een eventuele (verpleegkundige) overdracht. Na het versturen ontvangt de aanvrager alle plaatsingsinformatie en kan bijv. de overdracht in gang worden gezet. Het coördinatieverzoek krijgt de status "afgerond".

Als er geen acceptatie is bevestigd voor het plaatsingsverzoek, wordt er geen informatie automatisch ingevuld in 'Plaats gevonden terugkoppelen'.
Het is mogelijk dat een coördinatieverzoek alsnog afgewezen moet worden na versturen van een plaatsingsverzoek, bijvoorbeeld omdat er geen geschikte plek beschikbaar blijkt of een verandering in de situatie van de cliënt plaatsvindt. In dit geval zoek je via Regie het betreffende coördinatieverzoek op en kies je via Inzien alsnog voor Afwijzen.

7. Overleggen in een coördinatieverzoek

In een coördinatieverzoek zit de knop Toon reacties. Via deze knop kun je overleggen met iedereen die rondom dit coördinatieverzoek werkt binnen het coördinatiepunt en de VV&T. Let op: huisartsen hebben deze functionaliteit niet. Hieronder een aantal aandachtspunten om hier goed mee te werken:

ZorgDomein kan instellen dat er een notificatiebericht via de mail binnenkomt, wanneer er een nieuwe reactie is geplaatst
Klik op Toon reacties om alle reacties van dat verzoek in te zien in een nieuw scherm
In het scherm zit een knop Alles markeren als gelezen. Hiermee geef je aan dat de reacties gelezen zijn
Je moet handmatig aangeven of een reactie gelezen is. Dit is gedaan om te voorkomen dat als je een bericht opent, deze automatisch op gelezen komt te staan; terwijl deze bijvoorbeeld bedoeld is voor een collega
In het scherm Regie zie je direct of er ongelezen reacties zijn. Is het wolkje in de eerste kolom oranje, dan zijn er reacties die nog zijn niet aangemerkt als gelezen. Grijs wolkje: de reacties zijn aangemerkt als gelezen
Je kunt zien wie en met welke functie een bericht heeft geplaatst en wanneer het bericht verstuurd is. Zodra dit langer dan 8 uur geleden is, dan komt er een datum en tijdstip bij

8. Plaats gevonden buiten ZorgDomein om

Wanneer je het werkdocument niet in een plaatsingsverzoek kan omzetten, omdat er een plek is gevonden bij een VV&T buiten ZorgDomein om. Hanteer dan de volgende werkwijze:

Neem het coördinatieverzoek in behandeling.
Het werkdocument wordt automatisch geopend, maar je kiest hier voor ‘later afronden’.
Je gaat vervolgens terug naar het coördinatieverzoek en kiest hier voor ‘plaats gevonden terugkoppelen’.
Als je dit hebt gedaan, dan is het coördinatieverzoek ‘Afgerond’. Het werkdocument kan je daarna verwijderen.
Je gaat nu terug naar het werkdocument en opent het werkdocument. Onderaan kun je kiezen voor ‘Verwijderen’. Hiermee wordt het werkdocument verwijderd en heb je geen openstaande acties meer in de lijst staan.

9. Statussen in Regie

Er zijn verschillende statussen mogelijk in de Regie van een coördinatiepunt. Je kunt hier makkelijk op filteren via de filters aan de linkerkant. Hieronder vind je een overzicht met de statussen en hun betekenis voor het specifieke verzoek:

Binnenkomende cliënten (coördinatieverzoeken)

Er is een nieuw coördinatieverzoek binnengekomen dat moet worden opgepakt
Het coördinatieverzoek is door het coördinatiepunt in behandeling genomen
De aanvrager heeft het coördinatieverzoek geannuleerd
De aanvrager heeft het coördinatieverzoek hergebruikt om bijvoorbeeld naar een andere aanbieder te sturen of opnieuw naar het coördinatiepunt te sturen, maar dan met aangevulde informatie
Het coördinatiepunt heeft het coördinatieverzoek van de aanvrager afgewezen
Het coördinatiepunt heeft 'Plaats gevonden' teruggekoppeld aan de aanvrager. Hiermee is het coördinatieverzoek afgerond

Uitgaande cliënten (plaatsingsverzoeken)

Dit kunnen 2 dingen zijn: 1. Een werkdocument dat nog niet is omgezet in een plaatsingsverzoek. 2. Een plaatsingsverzoek dat nog niet is verstuurd
Het plaatsingsverzoek is naar de VV&T verstuurd, maar de VV&T heeft hier nog niets mee gedaan
De VV&T heeft het plaatsingsverzoek op 'In beoordeling' gezet. Ze zijn bezig om de aanvraag te beoordelen en hierna volgt een afwijzing, op wachtlijst of acceptatie
De VV&T heeft het plaatsingsverzoek op een wachtlijst geplaatst. In het wachtlijstbericht zie je wat dit betekent
Het plaatsingsverzoek is door de VV&T geaccepteerd
De acceptatie van het plaatsingsverzoek is door het coördinatiepunt bevestigd. De VV&T weet nu ook dat het coördinatiepunt de acceptatie heeft gezien en de Transfer in gang wordt gezet
De VV&T heeft het plaatsingsverzoek afgewezen. Het coördinatiepunt kan dit plaatsingsverzoek hergebruiken om naar een andere VV&T te sturen
Het coördinatiepunt heeft het plaatsingsverzoek hergebruikt om hetzelfde plaatsingsverzoek naar een andere VV&T te versturen
Het coördinatiepunt heeft zelf het plaatsingsverzoek geannuleerd. Het is nu niet meer mogelijk om het plaatsingsverzoek te hergebruiken

Goed om te weten

Wanneer de VV&T-instelling een plaatsingsverzoek accepteert of afwijst, ontvang je hier een een notificatie van. Het e-mail adres waar dit op binnenkomt stel je in in je persoonlijke account onder je functiegegevens van Zorgcoördinator. Is het van belang dat iedere zorgcoördinator op het coördinatiepunt deze updates moet ontvangen? Dan moet iedere collega hier een algemeen e-mail adres instellen.

Meer info