Instructie voor huisartsen Coördinatieverzoek via ZorgDomein

1. Algemene flow van het coördinatieverzoek

Hieronder wordt in schematische weergave de gehele flow van het coördinatieverzoek uitgetekend.

2. Versturen van een aanmelding via het coördinatieverzoek (rol huisarts)

• Je kiest in ZorgDomein via het zorgvraagmenu voor: ‘Verpleging, verzorging & thuiszorg’ of ‘verblijf & wonen’. Daarna kies je voor de juiste subvraag om vervolgens in het zorgaanbod scherm te komen. 

• In het zorgaanbodscherm vind je het aanbod van het coördinatiepunt. Het is mogelijk dat je hiervoor moet zoeken op de naam van het coördinatiepunt in de zoekbalk bovenaan het scherm. Dit ziet er als volgt uit:

• Wanneer je het coördinatiepunt hebt gevonden in het zorgaanbodscherm kun je voor het juiste coördinatieverzoek kiezen en de aanvraag starten.
• Vervolgens opent het aanvraagformulier, hierin wordt de informatie uitgevraagd die het coördinatiepunt nodig heeft om de aanvraag in behandeling te nemen. De informatie wordt zoveel mogelijk voor ingevuld vanuit het huisartsen informatie systeem (HIS). 

• Bijlagen kunnen eventueel worden toegevoegd met aanvullende informatie. 

• Klik op ‘Doorgaan’ en daarna ‘Versturen’.
• De aanvraag is nu naar verzonden naar het Coördinatiepunt.

3. Heropenen van coördinatieverzoek

In het geval het coördinatiepunt concludeert dat er belangrijke informatie of bijlages ontbreken in de het coördinatieverzoek (dat nog de status ‘wacht op antwoord’ - voor de verwijzer - of ‘open’ - voor het coördinatiepunt) is er nu de mogelijkheid voor de verwijzer om een verzoek te heropenen en deze informatie aan te vullen. Dit voorkomt dat de aanvraag hergebruikt/geannuleerd en opnieuw verzonden moet worden. NB: Als de status in behandeling is, verdwijnt de knop heropenen.

4. Een bijlage toevoegen aan een verstuurd coördinatieverzoek

Indien de zorgcoördinator meer informatie nodig heeft om een patiënt te triëren en/ of een plaats te vinden, kan deze informatie via 'nazending' worden gestuurd naar het coördinatiepunt. 

• Ga hiervoor naar 'Regie' en ga naar het betreffende verzoek.
• Klap het verzoek open en klik vervolgens op 'Nazending'

• Selecteer de bijlage, indien er een koppeling met het HIS of EPD is kan direct de bijlage uit het zorgsysteem geselecteerd worden.

• Voeg eventueel een toelichting op de bijlage toe en verstuur de nazending.

Belangrijk om te weten:

• Om een nazending te kunnen ontvangen, moet dit aan de kant van het coördinatiepunt zijn ingericht.
• Een nazending kan worden toegevoegd voor een coördinatieverzoek met de status 'Open' en 'In behandeling'. Wanneer het verzoek 'Plaats gevonden' als status heeft, is het verzoek afgerond en kan er geen nazending meer worden verstuurd. 

5. Terugkoppeling plaats gevonden aan huisarts

• Zodra het coördinatiepunt een plaats heeft gevonden bij de VV&T zal de zorgcoördinator een terugkoppeling sturen naar de huisarts.
• Je kunt de terugkoppeling terug vinden in het regie, de status veranderd naar 'plaats gevonden' en in de plaatsingsinformatie kun je de terugkoppeling inzien.