Hoe werkt het transfer dashboard?

Om beter aan te sluiten op de werkprocessen rondom de uitplaatsing van een patiënt, meer overzicht en grip te bieden en de onderlinge samenwerking te verbeteren, heeft ZorgDomein nieuwe functionaliteit ontwikkeld. Deze functionaliteit biedt diverse overzichten van patiënten in de vorm van dashboards.

De transfer dashboards

Na het klikken op de knop “Transfer” in de menubalk boven in beeld wordt een dashboardpagina geopend. Een dashboard is een lijst van patiënten. Standaard wordt het dashboard “Werklijst uitgaand” geopend. Dit dashboard is een lijst van patiënten waarvoor actief gewerkt wordt aan een uitplaatsing. Behalve de werklijst is er een ook een dashboard beschikbaar met een archief. Hieronder wordt dit verder toegelicht.

Het is mogelijk te wisselen tussen de dashboards met de menubalk aan de linkerzijde. De kolommen in het dashboard zijn voor iedereen hetzelfde, door middel van filters kan de lijst met getoonde patiënten worden aangepast. 

Het archief en patiënten archiveren

Het is mogelijk om patiënten te verplaatsen vanuit de werklijst naar het archief en andersom. Hiervoor kan de knop archiveren, of dearchiveren, gebruikt worden aan de rechterzijde van de regel waarin de patiënt getoond wordt. Het archief kan bijvoorbeeld gebruikt worden om patiënten naar te verplaatsen als de plaatsing tot afronding is gekomen. Zo kan een ‘schone’ werklijst gehanteerd worden.

Het archiveren en dearchiveren is handmatig. Dit betekent ook dat bijvoorbeeld bij een statusverandering van een patiënt in het archief de patiënt niet automatisch naar de werklijst wordt verplaatst. Indien er een nieuwe transactie voor een patiënt wordt verstuurd/ontvangen, verplaatst de patiënt wel weer naar de werklijst. 

Openstaande acties

De transfer dashboards tonen geen openstaande acties zoals regie dat doet. Op basis van de status van de patiënt, en eventuele sortering hierop, kan afgeleid worden of er een actie vereist is. Indien er nieuwe chatberichten bij een patiënt zijn, wordt dit wel getoond.

• Indien een oranje bolletje getoond wordt naast één of meerdere dashboards in het menu aan de linkerzijde, is er een nieuw bericht voor een patiënt in de betreffende lijst.
• In de regel waarin een patiënt getoond wordt is tevens te zien of er ongelezen chatberichten zijn, dit is eveneens terug te vinden op basis van het oranje bolletje.
• Het is mogelijk de lijst van patiënten te sorteren op basis van of er ongelezen berichten zijn, zie hiervoor de uitleg onderstaand.

Bovenstaande geldt zowel voor de werklijst als het archief. 

Toegewezen

Om een lijst met relevante patiënten te kunnen tonen en de onderlinge samenwerking te verbeteren, kan je in het Transferscherm patiënten toewijzen aan de betreffende collega die voor deze patiënt verantwoordelijk is. Je kan hiermee bijv. filteren op jouw eigen patiënten, maar ook op specifiek de patiënten van een collega die vandaag afwezig is en die jij overneemt. De toegewezen kolom werkt als volgt. 

1. De persoon die de eerste actie op een patiënt uitvoert (bijv. het aanmaken of verzenden van een coördinatie- of plaatsingsverzoek) wordt automatisch toegewezen als verantwoordelijk persoon. 

2. Het is mogelijk om de toegewezen persoon bij te werken door op de naam te klikken. Er opent een 'dropdown'. Selecteer de nieuwe waarde.

   

Sorteren, filteren en zoeken

De lijst van patiënten kan op diverse manier gesorteerd worden. Door te klikken op de naam van een kolom (zoals ‘Patiënt’, 'Toegewezen' of ‘Laatste update’) wordt een sortering op die kolom toegepast. Door nog een keer op de kolomnaam te klikken wordt de volgorde van de sortering omgedraaid.

Tevens is het mogelijk om te filteren op (indien van toepassing) de clusters binnen de organisatie en de eventuele labels die zijn toegekend. De laatst toegepaste filters worden in de volgende sessie opnieuw toegepast. 

Om nog meer overzicht te krijgen is het daarnaast mogelijk om te zoeken in de lijst van de patiënten. Het is mogelijk te zoeken op:

• Naam van de patiënt
• Geboortedatum patiënt
• Naam van de zorginstelling waar een plaatsingsverzoek is ingediend

Zoeken gebeurt altijd in het op dat moment geopende dashboard. Er kan niet gezocht worden in de werklijst en het archief tegelijkertijd.

Status van een patiënt en updates

Per patiënt wordt één status getoond. Het kan zijn dat er meerdere plaatsingsverzoeken tegelijk voor dezelfde patiënt zijn verstuurd. In dit geval wordt je hierover in het overzicht geïnformeerd via de indicator 'Meerdere statussen'. Als je vervolgens met je muis op deze indicator gaat staan, krijg je meer informatie over de status per transactie/organisatie. 

Alle informatie bij een patiënt wordt real-time bijgewerkt. Als er een update is voor een patiënt, bijvoorbeeld bij acceptatie van een plaatsingsverzoek of een nieuw chatbericht, wordt dit vrijwel direct getoond in het betreffende dashboard. Dit is herkenbaar aan de blauwe markering van de patiëntregel.

Overzicht van coördinatie-, plaatsingsverzoeken en overdrachten

Vanuit een dashboard kan doorgeklikt worden op een patiënt. Vervolgens wordt een lijst van coördinatie-, plaatsingsverzoeken en eventuele overdrachten getoond die betrekking hebben op de plaatsing van die betreffende patiënt. Vanuit dit overzicht kunnen acties worden ondernomen, zoals het initiëren van een overdracht en hergebruiken of annuleren van een plaatsingsverzoek zoals dat nu ook werkt in regie. 

In dit scherm wordt onderscheid gemaakt in transacties via 2 tabbladen. 

1. Actuele transacties 
   Transacties die relevant zijn voor dit transferproces. Indien een eerder verzoek tot een plaatsing heeft geleid en er wordt een nieuw verzoek verstuurd, wordt dit gezien als een nieuw transferproces.
    
2. Eerdere transactiesOm een goed beeld te hebben van de patiënt, tonen we ook eerdere transacties die voor de patiënt zijn verstuurd. Nu betreft dit nog transacties verstuurd nadat we het Transferscherm hebben aangezet en die maximaal 3 maanden oud zijn. We gaan dit gelijktrekken aan de 18 maanden die jullie gewend zijn binnen Regie. 

Interne notities 

Om de interne samenwerking rondom een transfer te ondersteunen, is het mogelijk om op de patiëntpagina notities te maken over de laatste stand van het Transferproces. Je vindt de interne notities achter het icoontje rechtsboven. Als je hierop klikt, verschijnt het zijpaneel voor de interne notities. 

Het toevoegen van een interne notitie gaat eenvoudig door in het tekstvak te typen en vervolgens de notitie te versturen. De interne notities worden gekoppeld aan de verzoeken en bijbehorende clusters die op dat moment onder 'actueel' staan. Een collega die de niet in hetzelfde cluster werkzaam is als jij, heeft dus ook geen toegang tot de notities. Op deze manier waarborgen we de privacy van de patiënt door ongeoorloofde inzage zoveel mogelijk te beperken. 

Bij iedere interne notitie is de volgende informatie beschikbaar: 

• Wie heeft de notitie geschreven.
• Wanneer is de notitie geschreven.
• De optie om de notitie te verwijderen. 

Zodra de coördinatie- en plaatsingsverzoeken waar de notitie aan gekoppeld is, worden verplaatst naar de tab 'eerdere transacties', wordt ook de interne notitie verplaatst naar 'eerdere notities'. 

Belangrijk om te weten over de interne notities: 

• Medisch inhoudelijke informatie dient in het werkdocument en/of plaatsingsverzoek geregistreerd te worden, niet in de interne notities. 
• Ze zijn alleen inzichtelijk voor 'jouw' organisatie en worden niet meegestuurd naar de zorgaanbieders/ontvanger van het coördinatie- en/of plaatsingsverzoek. 

• Na 18 maanden worden ook de interne notities verwijderd. 

   

Zaken om op te letten in de pilot

Natuurlijk zijn we heel benieuwd naar alle ervaringen met deze nieuwe dashboard functionaliteit. Een paar zaken zijn we éxtra benieuwd naar:

• Is de status die getoond wordt bij een patiënt altijd logisch?
• Wordt er informatie gemist na het klikken op een patiënt?
• Is het noodzakelijk geweest om uit te wijken naar het regiescherm omdat iets niet lukte via een dashboard?
• Voor coördinatiepunten: 
  • Is het werkbaar om met verschillende dashboards voor inkomende en uitgaande patiënten te werken ?
  • Hoe helpt de kolom indicatie in het goed kunnen opvolgen van een patiënt? 

Goed om te weten

• Nadat er drie maanden geen wijziging heeft plaatsgevonden voor een patiënt wordt deze automatisch uit het betreffende dashboard verwijderd. De informatie en transacties voor deze patiënt zijn via regie zoals gebruikelijk 18 maanden beschikbaar.
• De dashboards zijn ingestoken op meer overzicht en grip bieden rondom de plaatsing van een patiënt. Het vervangt momenteel geen functionaliteit. Alle werkwijzen en acties die nu via het regiescherm plaatsvinden zijn nog steeds in stand.
• Patiënten waarvoor geen BSN is geregistreerd in ZorgDomein worden vanaf 1 juli ook getoond in het dashboard. Deze patiënten worden voorzien van een logo van een identiteitskaart met een streep erdoorheen. Indien er meerdere transfers voor deze patiënt hebben plaatsgevonden, kunnen wij deze transfers niet aan elkaar koppelen omdat we geen unieke identifier (BSN) voor deze patiënt hebben. De patiënt zal daardoor meerder keren in de lijst voor kunnen komen.