Week 6: Livegang Coördinatiepunt!

In dit artikel vindt u informatie over de livegang. De implementatie is afgerond, uw organisatie is live met ZorgDomein. Het is nu van belang om ervoor te zorgen dat ZorgDomein geborgd is binnen de zorginstelling.

Live met ZorgDomein!

De livegang vindt uiterlijk 6 weken na het tekenen van de voorwaarden voor succes plaats, de implementatie wordt door de consultant afgesloten. Wanneer de implementatie is afgerond heeft de zorginstelling:

Eén documentstroom: de verwijzingen/ aanvragen komen binnen op een eenvoudige en digitale manier.
Complete informatie over de patiënt en de voorgeschiedenis: door een koppeling met alle Huisarts Informatie Systemen (HIS-en) is de digitale verwijsbrief of aanvraagformulier altijd compleet met informatie die nodig is voor declaratie en het uitvoeren van de juiste behandeling. Deze brief/aanvraagformulier heeft altijd dezelfde opmaak en is daardoor makkelijk in gebruik.
Een etalage van het zorgaanbod richting de verwijzer: het aanbod van de zorginstelling is geëtaleerd richting verwijzers.
Een manier om veilig te overleggen: middels Patiëntoverleg kunnen zorgverleners veilig overleggen over patiënten. Als het Coördinatiepunt werkt met plaatsingsverzoeken of coördinatieverzoeken, dan is het ook mogelijk om te chatten tussen Transfermedewerker en Zorgcoördinator.
Inzicht in toestroom van verwijzingen/aanvragen: middels regie heeft de zorginstelling toegang tot alle data die over het platform digitaal is verstuurd.

Borging van ZorgDomein

Tijdens de implementatie heeft u ZorgDomein zo goed mogelijk ingericht om live te gaan. Na de live-gang is het belangrijk om ZorgDomein regelmatig te evalueren en te onderhouden. Hierbij kunt u denken aan:

aanbod optimaliseren op basis van feedback van verwijzers of interne gebruikers;
producten verwijderen die niet meer worden aangeboden; of producten toevoegen als de diensten zijn uitgebreid;
de toegangstijden van het zorgaanbod actueel houden;
logistieke processen binnen uw organisatie aanpassen en optimaliseren, naar aanleiding van interne en externe feedback.
Regelmatig een export maken van de ontvangen aanvragen/verwijzingen vanuit Regie. Zie ook Rapportage.

Tip: plan alvast een evaluatiemoment met de projectgroep, zo’n twee tot drie maanden na live-gang, om het hierboven genoemde onderhoud voor de eerste maanden na live-gang te plegen.

ZorgDomein Coördinator

Om ZorgDomein goed te borgen na de live-gang adviseren we om een ZorgDomein Coördinator aan te stellen. Deze persoon is het interne en externe aanspreekpunt voor alle zaken rondom ZorgDomein. Taken van een ZorgDomein coördinator kunnen zijn:

zorgdragen voor continue monitoring van het gebruik van ZorgDomein;
jaarlijks feedback ophalen bij de verwijzers en interne gebruikers voor eventuele optimalisatie;
rapporteren over het gebruik van ZorgDomein aan het management;
het zorgaanbod up-to-date houden, of de aanpassing van het zorgaanbod coördineren;
op de hoogte blijven van de ontwikkelingen van ZorgDomein, de eventuele voordelen intern bespreken en de toepassing mogelijk uitrollen.

Aan het einde van de implementatie wil de consultant van ZorgDomein graag weten wie in uw organisatie de ZorgDomein Coördinator wordt. Hij of zij zal het aanspreekpunt zijn bij communicatie vanuit ZorgDomein.

Op de hoogte blijven

Regelmatig worden er vanuit ZorgDomein nieuwsbrieven gestuurd om iedereen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen bij ZorgDomein. De ZorgDomein Coördinator wordt aangemeld voor de nieuwsbrieven. Mochten nog meer mensen de nieuwsbrieven van ZorgDomein willen ontvangen, geef dit dan tijdens de implementatie aan bij de consultant van ZorgDomein.

Wie kan wat aanpassen in ZorgDomein?

Als zorgaanbieder kunt u veel zaken die in ZorgDomein zijn ingericht zelf aanpassen; andere zaken kunt u laten aanpassen door de afdeling Support van ZorgDomein. Hieronder een overzicht.

Zelf regelen:

zorgproducten wijzigen, toevoegen of verwijderen (met een beheer zorgproducten account)
toegangstijden wijzigen (met een beheer toegangstijden account)
collega’s uitnodigen voor een account; zorgverlenersrol (Zorgcoördinator of Specialist Ouderengeneeskunde) of beheerdersrol (met een account voor verantwoordelijk beheerder)
autorisaties in een account aanpassen (met een account voor verantwoordelijk beheerder)
accounts inactiveren (met een account voor verantwoordelijk beheerder)

Door ZorgDomein te regelen (via Support):

(nieuwe) verantwoordelijk beheerder uitnodigen voor een account
clusters toevoegen of wijzigen (ZorgDomein gebruikt clusters om te bepalen waar een verwijzing binnenkomt, wie rechten hebben voor bepaalde producten of verwijzingen en welke verwijsbrief er getoond wordt)
bestemmingen voor verwijzingen of aanvragen wijzigen of toevoegen
schermvermeldingen wijzigen, toevoegen of verwijderen

Advies op Maat

Mocht u in de toekomst behoefte hebben aan advies van een expert, specifiek gericht op jullie zorginstelling? Kijk dan op deze pagina voor meer informatie.