Week 3-4: Voorbereiding werksessie 2, Communicatie

De afgelopen weken is uw organisatie druk bezig geweest met de implementatie van ZorgDomein. Nu is het belangrijk om collega's en verwijzers hierover te informeren, zodat u daadwerkelijk verwijzingen en aanvragen gaat ontvangen via ZorgDomein en collega's weten hoe het nieuwe werkproces eruit ziet. Daarover gaat dit artikel.

Samenvatting acties en verwachtingen

In deze tabel vindt u de acties die u van ZorgDomein kunt verwachten en welke acties er van de zorginstelling verwacht worden. Nadere informatie over deze acties vindt u verderop in dit artikel.

Communicatieplan opstellen

Communicatie is één van de sleutels tot succes van het werken met ZorgDomein. Stel daarom een helder plan op voor de interne en de externe communicatie. Als kapstok dienen de antwoorden op de volgende vragen:

• Wie zijn de doelgroepen van uw interne en externe communicatie?
• Welke boodschap wilt u naar welke doelgroep overbrengen?
• In welke fasen wilt u communiceren (voor, tijdens en na implementatie)?
• Wat is de datum waarop u de communicatie wilt versturen?
• Welke communicatiemiddelen zet u in?
• Wie is er verantwoordelijk voor de uitvoering?

Communicatietips

Hieronder nog een aantal tips om het werken met ZorgDomein te stimuleren. Als ze van toepassing zijn op jouw zorginstelling, neem ze dan mee in het communicatieplan.

• (Met stip op 1!) Krijgt u na live-gang met ZorgDomein toch nog een verwijzing/aanvraag binnen op papier? Bel of mail de verwijzer en attendeer hem of haar op verwijzen via ZorgDomein.
• Blijf ook na live-gang berichten sturen. Plaats bijvoorbeeld een foto met het lekkers dat u bij live-gang van ZorgDomein ontvangt, mail over de eerste verwijzing/aanvraag, vermeld een update na één of twee maanden.
• Bent u zelf aan de slag gegaan met het maken van communicatie-uitingen? Leg ze eens voor aan een aantal verwijzers en collega’s en vraag feedback.
• Zorg voor een duidelijk en persoonlijk aanspreekpunt voor vragen van verwijzers. Zo maakt u het contact met verwijzers laagdrempelig en kunt u snel vragen beantwoorden en verwijzers op weg helpen.
• Een goede voorbereiding is het halve werk! Zorg dat u alle middelen en de interne afstemming op de dag van live-gang op orde heeft.

Promotiemateriaal

Er zijn verschillende mogelijkheden om intern en extern te communiceren. Graag geven we u hiervoor wat handvatten. Gebruik wat goed bij uw organisatie past.

• Interne brief/e-mail
  Stuur de betrokkenen binnen uw organisatie op tijd een mail, zodat ze weten wat er van ze verwacht wordt. 
  Download hier een voorbeeld. 
• Persbericht
  Benader (lokale) media met een persbericht.
  Download hier een opzet van het bericht.
  U kunt dit bericht naar eigen wens aanpassen. Gebruik de perslijst van uw organisatie (check indien mogelijk bij de afdeling communicatie) of zoek zelf relevante media en journalisten op.
• E-mail of brief voor verwijzers
  Stuur de verwijzers die u kent of bij de zorginstelling in de buurt zitten een persoonlijke e-mail of brief.
  Download hier een opzet van een e-mail of brief.
• Postkaartje
  Stuur een persoonlijk kaartje aan verwijzers. Maak zelf een kaartje (makkelijk zelf te ontwerpen bij bijvoorbeeld https://www.drukwerkdeal.nl/)
• E-mail handtekening
  Gebruik tijdelijk een extra afbeelding in de e-mailhandtekening. Hieronder een aantal voorbeelden:

• Messenger Patiëntoverleg
  Veel verwijzers gebruiken Patiëntoverleg, de messenger die met ZorgDomein geïntegreerd is. Zoek de verwijzers op via de app of de desktopversie en stuur ze een persoonlijk berichtje om te vertellen dat ze voortaan digitaal via ZorgDomein kunnen verwijzen. Download de app-versie via de App Store of Google Play Store. 
• Social Media posts
  Plaats een bericht op de social media kanalen van uw zorginstelling. Wees creatief en maak zelf mooie posts of download (een van) de posts hieronder.