In dit artikel vindt u informatie over:
Wanneer uw zorginstelling live gaat met ZorgDomein, krijgt u er een nieuwe berichtenstroom van verwijzingen en/of aanvragen bij. Het is belangrijk om een werkwijze op te stellen voor het ontvangen van berichten en voor het uitbrengen van een verslag.
Samenvatting acties en verwachtingen
In deze tabel vindt u de acties die u van ZorgDomein kunt verwachten en welke acties er van de zorginstelling verwacht worden. Nadere informatie over deze acties vindt u verderop in dit artikel.
|
Fase |
Te verwachten van ZorgDomein |
Te verwachten van Zorginstelling |
|
Voorbereiding berichtverkeer |
|
|
Type berichtverkeer
Er zijn verschillende typen berichtverkeer: manieren waarop ZorgDomein de berichten bij uw zorginstelling kan afleveren. Vóór de start van de implementatie is de keuze voor het type berichtverkeer reeds gemaakt en terug te vinden in het Plan van Aanpak. Dit zijn kort samengevat de drie typen berichtverkeer:
- berichten ophalen uit de applicatie van ZorgDomein
- berichten ontvangen via beveiligde mail (secure mail, zorgmail, VPN)
De keuze voor een van de typen bepaalt grotendeels de nieuwe werkwijze van uw organisatie. Ter voorbereiding op de werksessie vragen we u om een werkwijze op te stellen rondom het werken met ZorgDomein en deze te delen met de consultant. De informatie in dit artikel kan daarbij helpen.
Werkwijze bepalen: algemeen
Het werken met ZorgDomein zal een nieuwe werkwijze vragen voor het afhandelen van de verwijzingen en/of aanvragen. Een aantal zaken om rekening mee te houden bij het opstellen van de werkwijze:
- Documenten zijn altijd in ZorgDomein beschikbaar en blijven 18 maanden bewaard.
- Bij een verwijzing worden altijd twee berichten verstuurd vanuit ZorgDomein:
- Afspraakbericht: een logistieke aankondiging van de verwijsbrief met daarin informatie over de patiënt, het zorgproduct en de verwijzer.
- Verwijsbrief/aanvraagformulier: de daadwerkelijke verwijsbrief/aanvraagformulier met daarin (medische) informatie van patiënt.
- Bij een plaatsingsverzoek wordt er één bericht verstuurd vanuit ZorgDomein:
- Aanvraagformulier: het formulier met de aanvraag voor de zorg.
- Bij een coördinatieverzoek wordt er één bericht verstuurd vanuit ZorgDomein:
- Aanvraagformulier: het formulier met de aanvraag voor de zorg.
- Wanneer u nadenkt over de impact van ZorgDomein op de werkwijze, kunnen de volgende vragen helpen:
-
- Bij wie komen de ZorgDomein-berichten binnen?
- Zijn zij al op de hoogte van deze implementatie?
- Dienen zij nog aangehaakt te worden?
-
- Voorkom dubbel werk, dus zorg ervoor dat het voor (gelijktijdig werkende) collega’s helder is of een bericht al is afgehandeld of niet.
Werkwijze bepalen: berichten ophalen uit ZorgDomein
Kiest uw organisatie ervoor om berichten op te halen uit de applicatie van ZorgDomein? Dan werken we met notificatiemails. In afstemming met de zorginstelling kiezen we bestaande e-mailadressen. Daarheen sturen we een notificatie wanneer er een nieuwe verwijzing/aanvraag is gekomen. Met die notificatie kunnen medewerkers inloggen in ZorgDomein om het bericht op te halen. Daarvoor is het van belang dat alle betrokkenen een persoonlijk account krijgen in ZorgDomein. Zie ook Uitnodigen voor een account.
Naast een account is het belangrijk dat betrokkenen weten hoe zij deze verwijzingen in de applicatie kunnen ophalen. Zie ook Berichten ophalen in ZorgDomein.
Een aantal vragen die kunnen helpen bij het opstellen van de werkwijze:
- Welke mailbox(en) wordt voor ZorgDomein gebruikt?
- Per zorgproduct/cluster: op welk e-mailadres moet de verwijzing naar (of aanvraag voor) dit zorgproduct binnenkomen?
- Wie beheert de mailbox(en)?
- deze personen dienen dus ook een ZorgDomein-account te krijgen, zodat ze naar aanleiding van een notificatie kunnen inloggen.
- Is er altijd iemand aanwezig die de mail(box) controleert?
- Hoe vaak wordt de mailbox gecheckt?
- Hoe wordt een afspraakbericht afgehandeld?
- Hoe wordt een verwijsbrief afgehandeld?
- Hoe wordt een aanvraagformulier afgehandeld?
- Hoe worden eventuele bijlagen afgehandeld?
- Hoe wordt een eventuele nazending van bijlagen afgehandeld?
- Hoe wordt een eventuele annulering afgehandeld?
Werkwijze bepalen: beveiligde mail
Kiest uw organisatie voor beveiligde mail? Dan zullen de berichten direct binnenkomen in de mailbox en zijn hiervoor geen accounts in ZorgDomein nodig. Het is van belang dat de verwijsbrief uit de mailbox wordt opgeslagen in het eigen informatiesysteem.
Uw ZorgDomein-consultant zal u tijdens de implementatie nader informeren over de benodigde stappen voor het activeren van de beveiligde mail. Zie ook Beveiligd berichtenverkeer inrichten.
Een aantal vragen die kunnen helpen bij het opstellen van de werkwijze:
- Welke mailbox(en) wordt voor ZorgDomein gebruikt?
- Per zorgproduct: op welk e-mailadres moet de verwijzing naar (of aanvraag voor) dit zorgproduct binnenkomen?
- Wie beheert de mailbox(en)?
- Is er altijd iemand aanwezig die de mail(box) controleert?
- Hoe vaak wordt de mailbox gecheckt?
- Hoe wordt een afspraakbericht afgehandeld?
- Hoe wordt een verwijsbrief afgehandeld?
- Hoe wordt een aanvraagformulier afgehandeld?
- Hoe worden eventuele bijlagen afgehandeld?
- Hoe wordt een eventuele nazending van bijlagen afgehandeld?
- Hoe wordt een eventuele annulering afgehandeld?
Testverwijzing uitvoeren
Binnen ZorgDomein kunt u via Preview testberichten sturen. Dit heeft twee doelen:
- technisch testen om te bepalen of het berichtverkeer werkt; dit gebeurt in overleg met de consultant;
- functioneel testen om alvast ervaring op te doen met de nieuwe werkwijze; dit kun je als projectgroep zelf doen wanneer hier behoefte aan is.
- Zie ook het artikel Een testaanvraag uitvoeren.