In dit artikel vindt u informatie over:
Wanneer het coördinatiepunt live gaat met ZorgDomein, krijgt u er een nieuwe berichtenstroom van verwijzingen en/of aanvragen bij. Het is belangrijk om een werkwijze op te stellen voor het ontvangen van berichten en voor het uitbrengen van verslagen.
Type berichtverkeer
Er zijn verschillende typen berichtverkeer: manieren waarop ZorgDomein de berichten bij uw zorginstelling kan afleveren. De keuze voor een van deze typen is al voor de implementatie besproken met de accountmanager. Dit zijn kort samengevat de drie typen berichtverkeer:
- berichten ophalen uit de applicatie van ZorgDomein
- berichten ontvangen via beveiligde mail (secure mail, zorgmail, VPN)
- berichten ontvangen via de koppeling
De keuze voor een van de typen bepaalt grotendeels de nieuwe werkwijze van uw organisatie. Als voorbereiding op de bijeenkomst vragen we u om een werkwijze op te stellen rondom het werken met ZorgDomein en deze te delen met de implementatiespecialist. De informatie in dit artikel kan u daarbij helpen.
Werkwijze bepalen: algemeen
Het werken met ZorgDomein zal een nieuwe werkwijze vragen voor het afhandelen van de verwijzingen en/of aanvragen. Een aantal zaken om rekening mee te houden bij het opstellen van de werkwijze:
- Documenten zijn altijd in ZorgDomein beschikbaar en blijven 18 maanden bewaard.
- Bij een verwijzing worden normaliter twee berichten verstuurd vanuit ZorgDomein:
- Afspraakbericht: een logistieke aankondiging van de verwijsbrief met daarin informatie over de patiënt, het zorgproduct en de verwijzer.
- Verwijsbrief of aanvraag: de daadwerkelijke verwijsbrief of aanvraag met daarin (medische) informatie van patiënt.
- NB: hebben jullie gekozen voor plaatsingsverzoeken en/of coördinatieverzoeken? Dan is het goed om te weten dat in dit geval juist géén afspraakbericht wordt verstuurd, maar alleen een aanvraag (plaatsingsverzoek óf coördinatieverzoek).
- Voorkom dubbel werk, dus zorg ervoor dat het voor (gelijktijdig werkende) collega’s helder is of een bericht al is afgehandeld of niet.
Werkwijze bepalen: berichten ophalen uit ZorgDomein
Kiest uw organisatie ervoor om berichten op te halen uit de applicatie van ZorgDomein? Dan werken we met notificatiemails. In afstemming met het coördinatiepunt kiezen we bestaande e-mailadressen. Daarheen sturen we een notificatie wanneer er een nieuwe verwijzing/aanvraag is gekomen. Met die notificatie kunnen medewerkers inloggen in ZorgDomein om het bericht op te halen. Daarvoor is het van belang dat alle betrokkenen een persoonlijk account krijgen in ZorgDomein. Zie ook Uitnodigen voor een Account.
Naast een account is het belangrijk dat betrokkenen weten hoe zij deze verwijzingen in de applicatie kunnen ophalen. Zie ook Berichten ophalen in ZorgDomein.
Werkwijze bepalen: beveiligde mail
Kiest uw organisatie voor beveiligde mail? Dan zullen de berichten direct binnenkomen in de mailbox en zijn hiervoor geen accounts in ZorgDomein nodig. Het is van belang dat de verwijsbrief of aanvraagformulier uit de mailbox wordt opgeslagen in het eigen informatiesysteem.
De consultant zal u nader informeren over de benodigde stappen voor het activeren van de beveiligde mail. Zie ook Beveiligd berichtenverkeer inrichten.
Werkwijze bepalen: koppeling
Kiest uw organisatie voor een koppeling, dan komt de verwijzing of aanvraag direct binnen in het informatiesysteem en zijn er geen extra accounts in ZorgDomein nodig. De stappen na ontvangst van de verwijzing/aanvraag in het informatiesysteem zijn per systeem anders, want ieder informatiesysteem heeft zijn eigen werkwijze. Informeer daarom bij je contactpersoon van het informatiesysteem hoe de verwijzingen en aanvragen binnenkomen en hoe uw organisatie ermee kan werken.
Let op: het is belangrijk dat het informatiesysteem nog vóór de bijeenkomsten berichten van ZorgDomein kan ontvangen. Welke stappen hiervoor nodig zijn, verschilt per informatiesysteem. Raadpleeg hiervoor uw leverancier.